Способы обмена кадровыми документами с работниками на удаленке.

Способы обмена кадровыми документами с работниками на удаленке.

Кадровики в период эпидемии коронавируса столкнулись с проблемой, как работать с сотрудниками, которых перевели на удаленную работу. Что делать, если необходимо срочно подписать документ. В таблице ниже, приведены 3 варианта, которые можно использовать.

Способ	Разъяснения
Обмен электронными документами.	§ Этот способ подойдет для взаимодействия руководителей и специалистов в крупных компаниях, где распространен и налажен электронный документооборот. Чаще всего именно у них уже есть электронная цифровая подпись. ü работодатель может отправлять на подпись все необходимые документы по электронной почте (приказы, уведомления и др. документы). ü сотрудник также может направлять документы по электронной почте, если планирует написать заявление на увольнение, отпуск, предоставить объяснительную записку и т. д. § Документы, которые необходимо оформить, чтобы перевести сотрудников на удаленную работу: ü приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу; ü дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу. § Чтобы электронная переписка была равнозначна бумагам с собственноручной подписью, оформите еще 2 документа: ü приказ о введении электронного взаимодействия; ü соглашение об электронном взаимодействии. Оба документа направьте сотруднику — каждый в 2-х экземплярах. Соглашение сотрудник заполнит со своей стороны и подпишет, а на приказе отметит, что ознакомился с документом, и также поставит свою подпись. По одному экземпляру каждого документа сотрудник оставит себе, вторые — вернет работодателю. § Для электронного обмена документами с сотрудниками внутри компании используйте соглашение между участниками электронного взаимодействия в компании.
Отправка документов по почте.	§ Работодатель может сделать отправку оригиналов документов сотруднику почтой, оформив заказное письмо с уведомлением. § После получения такого письма, работник должен подписать документ и отправить его обратно почтой. Обратите внимание! Если сотрудник вышлет работодателю заявление на отпуск или увольнение, а письмо задержится в пути, кадровик рискует нарушить сроки, чтобы ознакомить сотрудника с документами.
Подписание документов в офисе.	Это не очень безопасный способ, с учетом сложной сегодняшней эпидемиологической ситуации. § Если электронной подписи у сотрудника нет, как и возможности отправить документы почтой, то попросите сотрудника привезти оригиналы документов в офис. Чтобы у работников не возникли сложности с передвижением по городу, заранее выдайте ему справку для предъявления органам власти (если таковая требуется). § Этот способ имеет неоспоримые плюсы для работодателя: ü можно сразу проверить документы сотрудника; ü можно сразу ознакомить его с локальными актами; ü можно сразу подписать приказы; ü можно сразу принять заявление, если сотрудник запланировал отпуск; ü можно сразу выдать трудовую книжку на руки при увольнении.