Контроль исполнения документов ипоручений.

Стр 1 из 2Следующая ⇒

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Михаил Александрович Соловахин

20 ‎сентября ‎2011 ‎г.

Привило составления и оформления реквизитов:

ПРи оформлении документов необходима соблюдать правило обеспечивающие

1) Юридическую силу документов

2) Оперативное и качественное их исполнение и поиск

3) возможности обработки документов спомощью средств вычислительно техники

4) Соответствие ГОСТу

Ресвизит - обязательный елемент оформление официального документа , соответствующий ГОСТу

Р6 30- 2003 " Унифицированная система организационно распорядительной документации"

Первый реквизит государственный герб Российской федерации. Его описание, порядок использование устанавливается федеральным законом о государственном гербе российской федерации

Второй реквизит герб субьекта российской федерации. Этот субьект российской федерации помещают на бланках всех документах в соответствии с правовыми актами субьектов Рф.Третий реквизит эмблема организации.Четвертый реквизит - код организации. Этот реквизит проставляют в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организации (ОКПО).Пятый реквизит основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРЛ).Проставляется в соответствии с документами , выдаваемыми налоговыми органами..ОГРЛ представляет собой 13 значный цифровой код, подтверждается свидетельством.Шестым реквизитом является индификационным номером налоноплательщика (ИНН).Седьмым реквизитом является код формы документа. Он проставляется в соответствии с общероссийским класификатором управленчестве и документации( ОКУД).Восьмым реквизитом является наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию в учередительных документах.Реквизит наименование организации предполагает указание наименование вышестояшей организации.Девятым реквизитом является справочными данными организации.Он включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведение по усмотрению организации,факс эл. почта, веб страница.Указываются коды ОКПО ,ОГРН, ИНН и ОКУД. Десятый реквизит -наименование и виды документов . (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ ,АКТ). Доинадцатый реквизит - дата документов. ДАты для большинства документов являбтся датоописанием или утверждением ( приказ). Для протокола - дата заседания.Дя актов- дата события.Оформляется цыфровым и словестно цыфровым способом( 03.09.2001.- цифровой) ( 3 сентября. 2011г. - словесно цыфровой) Тринадцатый реквизит - регистрационный номер документа. Состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документа, который можно дополнять по усмотрению организации . индексом дела по номенкулатуре дел. А так же информации о корриспонденте и исполнителе.Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организации и частных лиц.Исключение составляют документы неподлежащие регистрации в соответствии с переченем , который должен входить в дело инструкции по его производству.В налиичии документе регистрационного номера свидетельствует о том . что он включен в информационный массив и находится под контролем соответствующей организации.Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается в инструкции о делопроизводстве ,номенкулатуре дел и распорядительных документах организации.Четырнадцатый реквизит - ссылка на регистрационный номер данного документа. Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа ,на котором дается ответ.Этот реквизит оформляется только в письмах - ответах.(На номер 35 от 16.09.2011).Пятнадцатый реквизит - Место состаление и издание документов(г Мичуринск).Шестнадцатый реквизит - одресат. Он указывает кому предназначается документация.В качестве адресата могут выступать организации их структурные подразделения, должностные и физические лица.При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизитного адресата может входить почтовый адрес.Документ не должен содержать более 4 адресатов.Пример:ОАО "Прогресс", генеральному директору ; В Н Дмитриеву. Администрации района; тамбовской области .ФГОУ ВПО МИЧ ГАУ ; Улица интернациональная, дом 101; город мичуринск 393760.Шестнадцатым реквезитом является гриф утверждения. Документ утверждается должностным лицом или лицами или специально издаваемым документом, а так же вышестоящей организации. Вс организационные документы ,уставы ,положения, штатные расписания ,некоторые акты подлежат утверждению.ГРиф подтверждениярасполагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова утверждаю, наименование должности лица ,утверждающего документ ,его подписи ,инициалов ,фамилии и даты утверждкения.При утверждении документа постановлению ,решению , приказом ,протоколом гриф утверждения состоит из слова - Утвержден , утвержденно , утвержденны.Прмер: Утверждаю; Генеральный директор ОАО Красный октябрь; подпись , ее расшифровка.Семнадцатый реквизит - резолюция.Она пишется на документе соответствуюшимся должностным лицом. Содержит содержания поручения,соиспорнение , подпись и дату.Обычно в документе распологают не более 4 резолюций. Пример: Зайцев АВ Макаров ВН; прошу подготовить проэкт с фирмой " ЛЕнок " к 21.09.2011; подпись ; дата цифровая.Восемнадцатый реквизит отметка о контроле. Этот реквизит сигнализирует о наблюдении за документом в процессе ео исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения

28.09.11

1. Герб РФ

2. герб субъекта РФ

3. эмблема

4. код организации

5. основное регистрационный номер

6. инн

7. Код формы

8. наименование организации

9. справочные данные

10. наименование видов документов

11. дата документа

12. рег. Номер

13. ссылка на рег. Номер

14. место составления и издание документов

15. адресат

16. гриф утверждения

17. резолюция

18 заголовок текста

19.отметка о контроле

20: текст должен содержать достоверные и оргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно кратко. Содержание связано с изданными документами.

Стамина.- программа.

Текст может содержать таблицы рекомендуется следущие параметры текста, интервал от 1 до 2.

Формат а3 используется для больших схем, таблиц. шрифт 12-14.

Обзацный отступ 1,25.

21: отметка по наличию предложения. Реквизит располагается после текстового документа, перед подписью. Пример: приложения на 5 листах в 2 экз.

22: подпись, в состав этого реквизита входит, наименование должности лица, личная подпись, и расшифровка подписи. Пример: поля доков в соответствии с гостом.

Если документ подписывают 2 должностных лица, равные по статусу, то их подписи находятся на 1 уровне.

23: гриф согласования: состоит из слова согласованно, должности лица, включая наименование организации. Личная подпись. Расшифровка подписи и даты согласования.

Гриф согласования - внешнее согласование с каким либо должностным лицом или вышестоящей организации.

24: виза согласования документов: (внутренне согласование) состоит из должности лица визируещего документ. Подписи, расшифровки подписи и даты. Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица организации с его содержанием.

25: оттиск печати: гост не содержит каких либо требований к преставлению печати.

Лучше всего печать ставят на должность, часть не на должность.

26: отметка о заверении копий. Заверение копии документа проводится для придания ей юридической силы. Не распространяется на архивные и нотариальные учреждения. При заверении копий документа подлиннику ниже реквизитом подпись проставляю заверительную надпись (верно) допускается копию документа заверять печатью организации.

27: отметка о исполнителе. Данный реквизит включает инициалы и фамилию исполнителей документа. И ниже номер телефона. Отметку об исполнителе располагают в левом нижнем углу документа.

28: отметка об исполнении документа и направлении его дела. Состоит из следущих данных: из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего от его исполнения. Или краткие сведения об исполнителе. Из слова в дело и номера дела согласно номеклатуре дела.

29: отметка об поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять в виде штампа. При этом штамп располагается в правом нижнем углу документа.

30: индефикатор электронной копии документа. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа. И содержит наименование файла на машинном носителе дату и другие поисковые данные в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводства

Виды бланков и требования к ним.

Бланк документа это набор реквизитов, идентифицирующи автора письменного документа. Поля бланка те же самые. Установлено 2 варианта расположения реквизитов в бланках – продольным и угловым.(ГОСТ)

Номера страниц в документах оформляется вверху страницы посередине. Допускается изготовление бланков и использованием оборотной стороны листа.

При написании бланка должностного лица, должность лица подписывающего документ не указывается.

Порядок применения и использования герба российской федерации. Регулируется ФЗ о государственном гербе РФ.

29.09.11

Заявление пишется на листе формата а4, о приеме на работу.

Реквизит адресата пишем в правом верхнем углу

04.10.11

1) это правовой документ, определяющий состав компетенции, порядок образования, права, обязанности, организации деятельности государственных органов, учреждений, организаций, и др.

положения об организации - документ на основании которого действует государственные бюджетные организации

положения о структурной подразделении можно классифицировать на положения о коллегиальных и коллективных форм. Так и специализированных.

Положения о временной форме: совещения, комиссии,

В тексте о положении можно выделить следущий раздел: 1)общие планы, общие положения, 2) цели и задачи 3) функции 4) права и обязанности 5) взаимоотношения

Утвердительный договор, на основании этого договора учредители берут обязательство создать юридическое лицо. Определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования, совместного имущества и установа капитала.

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее.

Инструкция состоит из следущих разделов: 1) общие положения 2) функции 3) ДОЛЖностные обязанности 4) права 5) отвеТственность 6) ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Правило внутреннего трудового распорядка: это правовой акт регламентирующий организацию работу организации взаимные обязательства работников, предоставление пропусков, командировок, и др.

Регламент: правовой акт устанавливающий порядок действия руководства организации коллегиального или совещательного органов

Регламент работы определяет: 1) статус органа 2) порядок планирования работ 3) порядок подготовки материалов 4) внесение на рассмотрение 5) порядок рассмотрения и принятие решений 6) ведение протокола заседания 7) оформление решения органов 8) материально-техническое обеспечение

Штатное расписание Это правовой акт заключающий структуру, численность и должностной состав работников с указание их зарплат

Все орг. Документы принадлежат

Распределительные:

Приказ – правовой акт издаваемый учреждением в целях разрешения основный задач, стоящих перед данным учреждением

Делится на приказы основной деятельности и приказы по личному составу (отдельно друг от друга)

3.по вопросам внутренней жизни протекающим функциям и задачам организации. Процесс подготовки приказа можно разделить на четыре этапа

1.изучение законодательства на всех уровнях

2.выявление ранее изданных по этому поводу приказа

3.составление проекта приказа, установление конкретных сроков исполнения.

4.оформление приказа и доведение до исполнения.

Текст приказа состоит из следующих реквизитов:

1.наименование вида документа

2.коды док-та.

3.регистрационный номер

4.заголовок текста

5.отметка о контроле

6.текст,подписи,отметка об исполнении, идентификатор электронной копии документа.

После подписания приказ вступает в силу если его в его тексте не указан иной срок. Текст приказа состоит из констатирующих и распорядительных частиц.

Констатирующем дяется обоснование предписываемых действий, то есть причины составления приказа. дается ссылка на правовой документ.в качестве обоснования может выступать формулировка цели и задач стоящих перед организацией. В распорядительной части располагается в повелит наклонении предписание излагаемое по пунктам. начинается ключевым словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

2…

В тексте приказа указываются конкретные исполнители и конкретные сроки. Срок исполнения не указывается, если поручение носит нормативный характер. Подписывает приказ первый руководитель организации, дату проставляет в день подписания приказа.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт издаваемый руководителе организации действующего на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. В распоряжении РЕКОМЕНДУЮ

18.10.11

Выписка из распорядительного док-та. выписка из приказа.

Воспроизводится полностью констатирующая часть приказа и из распорядительной части приказа выписывается именно тот пункт которой относится именно к вам.

Выписка из приказа заверяется проставлением реквизита отметка о заверении подписи.

Распорядительные документы принятые коллегиальными органами(постановления решения,распоряжения,протокол) постановление-это правовой акт принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установление стабильных норм и правил. Постановление подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение по оперативным вопросам по личному составу издаются распоряжения.

Информационно-справочные документы. Эти документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно правовых и распорядительных документов. Эти док-ты являются Одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. К ним относятся

1.служебное письмо- самый распространенный вид организационных документов. Письмо должно иметь четко обозначенный состав реквизитов что придает ему юридическую силу. Все письма можно разделить на следующие условные группы:

1.письма требующие ответа

2.не требующие ответа

Выделяют следующие виды писем: письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо- предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-извещение, сопроводительное письмо, гарантийные письма. Информационное письмо. Как правило текст письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части формулируется тема письма, указываются причины послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма указывается основная цель письма излагаются предложения просьбы, даются гарантии. Письма могут состоят только из второй части. В письмах используют следующие форы изложения «просим сообщить». вторая форма изложения от третьего лица. И третий способ от третьего лица единственного числа. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу чтобы при регистрации его не возникло трудности а также на этапе контроля не возникло трудностей. Письмо должно быть кратким точным и объективным, корректным по форме. Служебное письмо подписывает руководитель организации его зам или руководитель того структурного подразделения которому представлено право подписи. Сопроводительное письмо-это документ который информирует адресата о направлении ему прилагаемых.

Письмо-оферта(предложения)- представляет собой заявление экспортера о желании заключить сделку с указание м конкретных условий сделки. Если покупатель согласен с предложением он подтверждает его и сделка завершается заключением контракта.

Гарантийное письмо-это документ обеспечивает выполнение условий указанных в нем. Письмо-рекламация- претензии к стороне нарушивших обязательств и требование возмещение убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качественного или количественного, сроках поставки, платежа и иных условиях договора. В первой части указывается основания для предъявления претензий, доказательства. Ссылки на нормативные документы. В второй части указываются конкретные требования: замена товара или уценка, возмещение убытков в связи с невыполнением условия контракта

Акт экспертизы, акт проведения испытаний, акт списания ,акт инвентаризации, акт несчастных случаев, коммерческие акты и другие. Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А4,с расположением реквизита по образцу общего бланка.

26.10.11

Автобиография:

Повествование пв произвольной форме о себе, своем образовании и месте работы.

Используется при аттестационных работах, при повышении квалификации, и других целях. Начинается с представительства: год рождения, места проживания.

Сразу после представления рекомендуется поставить информацию об образовании а порядке его получения.

Как правило повествование начинается специального образования, указываются года учебы, название учебного заведения, курс повышения квалификации.

Информационный блок полностью посвящен опыту работы. Начиная с первого места работы(перечисляя все остальные места работы, указывая год, должность, выполняемые обязанности, информация о повышении)

В конце автобиографии может быть указаны данные о семье и их месте работы.

Дата и подпись.

15 ‎ноября ‎2011 ‎г.

Для регистрации исходящих и внутренних документов заводится журнал имеющий 4 графы: 1) дата документа2)корреспондент3)краткое содержание 4) отметка об исполнении. В настоящее время все больщее распространение имеет карточная форма регистрации .Наиболее рациональной формой регистрации является электорнная форма. В графе корреспондент указывается название организации откуда поступил документ.В кратком содержании указывается вид документва - письмо справка, указывается заголовок текста или краткое содержание. При отсутствии резолюции в этой графе записывают название отдела, фамилию и инициалы должностного лица которому направлен документ.Краткое содержание при отсутствии писменного ответа указывает кем когда и как решен вопрос изложенный в инициативном документе. Сдесь же указывается номер дела о номенкулатуре .Ставится подпись исполнителя дата

Обработка исходящих докуметнов.

Она проводится централизованно или секретарем и состтоит из след. этапов:1) Составление чернового варианта документа 2)Подготовка проэкта документа 3)Его соласование ( визирование).4)Удостоверение( подписание утверждение проставление даты регистрационного номера и печети)5) отправка документа адресату6) Копии отпуска дела. Порядок работы с входящими документами следующий: 1) прием корреспонденции, проверка правильности доставки и комплектность упаковки.2) Предварительное рассмотрение , сортировка3) Передача писем с пометкой"лично адресату"4) Регистрация .Передача документов либо руководителю либо поручителю .5)Сведения о резолюции в и внесение в регистрационный фонд6) Передача исполнителю 7) контроль документа с простравлением отметки в правом левом углу 8) Исполнение документа9) Подшитие документа дела согласно номенкулауре дел.

Порядок работы с исходящими документами:

1) Составление проэкта исходящего документа

2) Визирование проэкта документа

3) Проверка правильностей оформления документов

4) Подписание

5)Регистрация

6)Проставление индексов - регистрационного номера

7)Отправка документа адресату

8) Подшивка копии отпуска к делу

Порядок прохождения внутренних документов ( внутри организайии)

1)Составление проэкта внутреннего документа

2)Визирование проэкта документа

3) Проверка правильностей оформления документа

4)Подписание руководителем

5) регистрация документа

6) проставление индекса ( регистрациооного номера) на документе

7) Передеча документа исполнителю

8) Исполнение документа

9)Подшивка документа к делу

Контроль исполнения документов ипоручений.

12 Следующая ⇒