Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства»

Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства»

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации является важнейшей обслуживающей функцией управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность принятия решения, оперативность доведения его до исполнителя, своевременность исполнения и, в конечном счете, эффективность деятельности фирмы в целом.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется терминдокументационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Организация делопроизводства делится на две части:

• документирование;

• организация работы с документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправления.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Законодательно закреплен следующий термин:

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Носителем информации выступает документ.

12 Следующая ⇒