Виды архивных справочников. Архивные каталоги.. Путеводители.. Указатели.. Описи дел.. Архивные каталоги

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Виды архивных справочников

1. Архивные каталоги.

2. Путеводители.

3. Обзор.

4. Указатели.

5. Описи дел.

1. Архивные каталоги

Архивные каталоги – это межфондовые архивные справочники, в которых вторичная документная информация сгруппирована по предметам, темам и т.п., на карточках установленного образца.

Назначение каталогов – оперативный поиск информации, содержащейся в пределах архива по определенным темам, событиям и т.д.

Каталоги могут составляться на любой комплекс документов (начиная от части фонда и заканчивая АФ РФ в целом (Центральный фондовый каталог)), без относительно ко времени создания документов, способу и технике их создания, т.к. построение каталога не зависит от организации хранения документов и их распределения по архивам.

В отличии от архивной описи каталог:

Во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

Во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения. Но и части документа, одного, документа, группы документов, группы единиц хранения;

В-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е., он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция – информационных поиск;

В-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Каталоги составляют лишь на систематизированные материалы (которые есть в описи).

Выполнение всех процессов по составлению каталогов называется каталогизацией архивных документов,который складывается из следующих видов работ:

· Определение видов каталога;

· Разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

· Выявление и отбор документной информации для каталогизации;

· Индексирование каталожных карточек;

· Систематизация карточек и ведение каталога.

Каталог имеет схему построения и перечень классификационных делений (разделы, рубрики, подрубрики и т.д.). Основная информация размещается в рубриках.

Каталоги могут содержать сведения о нескольких единицах хранения, находящихся в разных фондах и даже архивах, а могут охватывать документы одной описи.

Роль каталога в различных архивах:

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой щелью ведутся регистрационные картотеки документов, писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеке имеют не только сиюминутное значении: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. Они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив.

В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

В архивах используются следующие виды каталогов:

1. Систематический – наиболее сложных каталог, в т котором вторичная документная информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической детальности общества.

2. Предметный - по алфавиту предметных понятий.

3. Именной – о лицах.

4. Географический – отражает историю населенных пунктов, учреждений.

5. Хронологический – о датах и событиях (В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам).

Каталоги в архивах карточной формы.

Каталоги не выполняют функцию учета, не закрепляют систему хранения документов, а потому составляются в независимости от фондовой принадлежности документов.

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

Подокументного;

Поединичного;

Группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

Часть документа,

Документ,

Группа документов,

Дело,

Группа дел.

12 3 Следующая ⇒