Использование функции «Слияние при печати»

Использование функции «Слияние при печати»

(автоматическое заполнение ФИО, нумерации
и других данных из готового списка)

Данная функция необходима для автоматического заполнения информации (текста) в corelовский документ (нумерация в бланки, имена отчества во вкладыши, визитки, дипломы, грамоты и т.д.)

Алгоритм:

1) Создаем в corel документ по размерам продукции: визитка, вкладыш и т.д. Например: размер визитки 90х50. Создаем новый документ размерами 94х54 (учитывая запасы под обрез +2мм с каждой стороны).

2) Наполняем документ контентом или же вставляем готовый макет

3) Готовим текстовую информацию для забивки в corel:
Заказчик выслал информацию в документе word в виде таблицы:

Во вкладыш из примера (Уважаемый Соёл Зэгбэевич)нам необходимы имена и отчества. Выделяем и копируем столбик из вордовского документа содержащий нужную нам информацию (ФИО)в новый текстовый документ (word, блокнот по желанию)

В извлеченном текстев блокноте форматируем текст так, чтобы фамилии, имена и отчества находились на одной строке, а также чтобы не было лишней информации – только фамилии, имена, отчества.

Следующий шаг:

Для того чтобы из подготовленного текста убрать ФАМИЛИИ и оставить только имена и отчества, необходимые нам для вставки в кореловский файл, копируем весь текст из блокнота в excel.

Далее в excel переходим на вкладку «ДАННЫЕ», находим функцию «ТЕКСТ ПО СТОЛБЦАМ»

Ставим галочку «С РАЗДЕЛИТЕЛЯМИ» -Далее – ставим галочку «ПРОБЕЛ» - Далее – Готово.

В итоге у нас Фамилии в отдельном столбике, Имена во втором столбике и Отчества в третьем столбике

Следующий шаг:удаляем столбец с фамилиями

Остаются имена и отчества. Далее нам нужно перед именем вставить пустой столбец, куда мы будем забивать окончания «ЫЙ» или «АЯ» в зависимости от пола получателя. В экселе обычно есть функция автозаполнения, так что достаточно один раз вписать в ячейку таблицы окончания АЯ или ЫЙ и в следующих ячейках достаточно набирать первые буквы А или Ы.

4.Теперь мы имеем готовый текст в экселе с окончаниями «ЫЙ» и «АЯ» именами и отчествами. Выделяем все столбцы и строчки содержащие текст и копируем их в блокнот.

В таком виде пока что текст не является итоговым, т.к между словами у нас не пробел а табулятор, поэтому в блокноте мы заменим табулятор на пробел. Для этого идем в меню – во вкладку «Правка» и выбираем строчку «Заменить». Копируем из текста табулятор (большой пробел) вставляем в поле «ЧТО» (что заменяем) и в поле «ЧЕМ» ставим пробел и жмем «Заменить все» - В итоге у нас табулятор заменится на пробел.

Перед тем, как сохранить итоговый файл нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО! первой строчкой поставить любое слово, допустим «список» и сохранить файл в расширении *.txt в кодировке ANSI(обязательное условие) с произвольным названием.

5. Переходим к пунктам 1 и 2.Перед нами шаблон, в нашем случае вкладыша, где меняются окончания в зависимости от пола «Уважаемый или уважаемая» и Имя и отчество. Поэтому из файла мы будем вставлять в эту строку данные из нашего подготовленного ранее текстового файла.

Для этого нужно войти в меню – вкладка «Файл» и строчка «Создать/загрузить слияние при печати»

Ставим галочку «Импортировать текст из файла или источника данных ODBC» - Далее

Нажимаем на иконку с папкой и выбираем созданный нами ранее файл txt (в правом выпадающем меню выбрать «Текстовые файлы (txt)») – Далее.

Если все правильно подготовлено, то выйдет следующее окно, где выделенная строчка та самая первая строчка из списка (в примере фомс).

Жмем Далее и выходит следующее окно:

Из скриншота видно, что у нас внутри есть список тех самых имен и отчеств, что будут вбиваться в макет автоматически. Жмем Далее, почле чего выйдет следующее окно, в котором просто нажимаем «Готово»

В основном документе в корел при этом появится панель «Слияние при печати»

Далее выделяем необходимый диапазон букв (в данном случае нам нужно выделить ый Соёл Зэгбэевич без ! т.к. воскл.знак будет повторяться на всех именах и отчествах, иначе бы каждая строчка в текстовом файле для постановки содержала в конце !

Далее в появившейся панели жмем на «Вставить поле слияния при печати»

Вместо окончания и имени, отчества теперь стоит тег с названием списка (та самая первая строка в текстовом файле в блокноте). Далее осталось только нажать на «Выполнить слияние с новым документом», после чего в корел создаст новый файл со всеми именами и отчествами с текстового файла.