Лабораторная работа №1. Изучение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Общие сведения

Лабораторная работа №1

Изучение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Цель работы:изучить назначение и структуру Правилделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и провести сравнительный анализ редакций Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Общие сведения

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Значимость данного документа очень велика, поскольку делопроизводство в органах исполнительной власти необходимо вести, соблюдая определенные требования. Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движение документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования. Правила появились во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Вот цитата из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Статья 11. Документирование информации

[…] 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. […].

Сам факт принятия постановления Правительства РФ, утверждающего правила делопроизводства, имеет важнейшее значение, поскольку в истории нашей страны, включая советский период, не принималось нормативных актов по делопроизводству столь высокого уровня. Имевшие в своё время большое значение «Единая государственная система делопроизводства» (Москва, 1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (Москва, 1988 год) не были нормативными документами, то есть носили рекомендательный характер.

До принятия Правил, органы исполнительной власти работали по другому нормативному документу – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но статус этого документа был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций (в настоящее время это Министерство культуры) Российской Федерации. Новый документ – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – утвержден Правительством Российской Федерации. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует, прежде всего о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Возвращаясь к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, можно сказать, что этот документ с принятием Правил утратил свою силу. Об этом говорится в тексте самого постановления. Типовая инструкция (в редакции 2005 г.) разрабатывалась в связи с принятием Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, в пункте 11.1 которого говорилось:

«Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти…, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством».

Постановление Правительства Российской Федерации, утвердившее новые Правила, внесло и изменения в данный пункт типового регламента, теперь он действует в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477. На основе указанных Правил, федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

Следовательно, основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, теперь являются Правила, а не Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Как говорится в тексте Правил, они устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Под единым порядком делопроизводства понимаются принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти и которые должны выполняться (соблюдаться) во всех федеральных органах исполнительной власти независимо от типа (федеральное министерство, федеральная служба, федеральное агентство), характера деятельности, структуры и других особенностей. Документы нормативного характера, разрабатываемые в регионах РФ и касающиеся вопросов делопроизводства, должны составляться в соответствии с Правилами. Это положение относится и к органам местного самоуправления.

Таким образом, с их принятием Правил в России выстраивается логически правильная и понятная иерархия нормативных документов в области делопроизводства. В этом плане Правила принципиально отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая, несмотря на наличие в названии слова «типовая», фактически типовой не была, поскольку на практике использовалась как примерная. Таким образом, утверждённые Правительством Российской Федерации Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создают единую нормативную основу ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

По причине того, что Правила устанавливают только общий, единый для всех федеральных органов исполнительной власти порядок работы с документами, это документ относительно небольшой по объёму.

В Правилах несколько разделов:

I. Общие положения.

II. Термины и определения.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.

В приложении к Правилам дан Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учёта и поиска документов в системах электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Последний раздел Правил, устанавливающий порядок работы с электронными документами, и приложение к Правилам – это первая попытка на нормативном уровне регламентировать работы с электронными документами.

Необходимо остановиться на основных моментах раздела II «Термины и определения», в который включены употребляемые в тексте Правил термины и определения. Часть терминов (делопроизводство, документирование, документооборот, реквизит документа, номенклатура дел и некоторые другие) даны в том же значении, в котором они зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но ряд терминов дан в другой трактовке. Это такие термины, как «документ», «регистрация документа».

В Правилах введено понятие «служба делопроизводства», которое определяется как «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».

Раздел III «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» установил перечень реквизитов, используемых при создании документов в федеральных органах исполнительной власти. До принятия Правил единственным документом, устанавливающим состав реквизитов документов и правила их оформления, был ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был отменен. В настоящее время действует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов Р 7.0.97-2016 и Правил несколько различается. Ряд реквизитов, установленных Р 7.0.97-2016, в Правилах отсутствует, поскольку не используется при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Раздел IV Правил «Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота.

Согласно п. 12 Правил в документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

Доставка и отправка документов в федеральных органах исполнительной власти осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи (п. 13 Правил).

В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Регистрация документов осуществляется:

• поступивших - в день поступления;

• создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

Передача документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по его решению иным должностным лицам органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа.

При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

В соответствии с п. п. 20 - 22 Правил документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Далее служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Документы, подлежащие отправке, регистрируются и отправляются получателю в день их регистрации.

Согласно нормам, изложенным в п. п. 24 - 25 Правил, в федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства должен вестись учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно Приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Раздел V Правил - «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти» - содержит положения, определяющие порядок хранения образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура дел, как это предусмотрено нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива (п. 28 Правил).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения (п. 34 Правил).

Таким образом, Правила обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

Особое значение имеют положения Правил, определяющие особенности работы с электронными документами (раздел VI, п. 25 раздела IV). Правила содержат ряд принципиальных положений о работе с электронными документами, они следующие:

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

Пунктом 4 постановления Правительства РФ, утвердившим Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок выполнения работы:

1. Изучить теоретическую часть.

2. С помощью справочно-поисковой системы Консультант Плюс осуществить поиск Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

3. Провести сравнительный анализ редакций Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: провести сравнение терминов, состава реквизитов, названия разделов и текста документа.

4. Провести сравнительный анализ состава реквизитов закрепленных в Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы:

1. В соответствии, с каким законом Российской Федерации были разработаны и утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

2. Каким нормативным документом руководствовались до принятия Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

3. Что устанавливают Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

4. Какова структура текста Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

5. Какие термины и определения закреплены в Правилах по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

6. Какие реквизиты закреплены в Правилах по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

7. Какие документопотоки выделяются в документообороте федерального органа исполнительной власти, какими средствами осуществляется доставка и отправка документов в федеральных органах исполнительной власти?

8. Каковы базовые положения раздела «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти»?

9. Что закреплено в разделе «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти»?

10. Разработка какого документа была поручена Федеральному архивному агентству?