Первая группа формируется уже с зарождением государства.

Делопроизводственные материалы – такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем различного уровня (государственный, предприятие, учреждение).

В структуре делопроизводственной документации выделяются две группы 1) непосредственно управленческие решения, а также документы, обслуживающие их принятие и реализацию; 2) группа разновидностей, обеспечивающая документооборот.

Первая группа формируется уже с зарождением государства.

К ним можно, например, отнести должностные инструкции первому сановнику и высшему чиновнику государства эпохи Нового царства в Египте (XVIII–X вв. до н. э. ) – чати, текст которой сохранился в некоторых гробницах, материалы официальной переписки (клинописные таблички) и т. д.

Длительное время преобладающая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата, поэтому они (относительно частных документов) лучше сохранились и воспроизводят систему государственного аппарата. Естественно, что усложнение государственного аппарата приводило к усложнению делопроизводства, к появлению и увеличению количества документов, обслуживающих документопотоки. Нельзя, невозможно изучать документы делопроизводства без изучения истории учреждений, частью деятельности которых, они стали.

На начальных этапах существования государства, при неразвитости структуры и форм государственного аппарата, материалы делопроизводства очень сложно выделить из состава документов в целом. Вместе с тем, по мере становления особых учреждений по подготовке и обслуживанию документов делопроизводства – канцелярий, они все же не теряют связи с другими группами. Поэтому наиболее эффективным является изучение делопроизводственных документов при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или другому вопросу.

Прежде всего, необходимо иметь в виду, что важнейшие основы делопроизводства утверждаются законодательно. Четкий порядок возникновения и функционирования документов был представлен в Статуте 1588 г. В Российской империи в начале XVIII в. новая система государственных учреждений оформлялась законодательно, для многих из них издавались регламенты, регулировавшие и деятельность учреждения в целом, и его делопроизводство.