Сведения из теории по теме. «Создание базы данных в MS Access»

Сведения из теории по теме

«Создание базы данных в MS Access»

Данные — это информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средствам.

База данных - это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Базы данных создаются с целью централизованного управления определенными данными

Преимущества компьютерных баз данных:

1. Быстрый поиск необходимых сведений и представление их в удобной форме. Причём, поиск данных может осуществляться по любой совокупности признаков, характеризующих искомые объекты.

2. Компактность автоматизированных баз данных. Два-три десятка дискет избавят от необходимости иметь громоздкие шкафы с папками и «делами».

3. Оформление выходных документов (без участия машинистки), любой формат, табуляграммы.

Т. е. преимущества: быстрота, компактность, меньшая трудоёмкость.

Базы данных используютсяпод управлением систем управления базами данных (СУБД).

СУБД — это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей. СУБД - это компьютерная программа, которая управляет базой данных. Последовательность данных, записываемых на магнитный диск компьютера, называется файлом базы данных , который состоит из отдельных записей. Каждая запись содержит информацию, традиционно хранившуюся на отдельной карточке картотеки или в отдельной строке таблицы. Запись файла состоит из отдельных полей (этим файл базы данных отличается от обычного файла), количество которых соответствует числу граф таблицы или числу заполняемых строк карточки.

Поля записи содержат данные, которые могут быть отнесены к одному из нескольких возможных типов:

- поля, хранящие фамилию, имя, отчество, букву, относятся к символьным.

- поля, содержащие сведения об оценках учащихся, о заработной плате работника и

т. д., определяются как числовые. Над данными числовых полей можно производить арифметические вычисления.

- дата - специальный тип. По номеру месяца можно получить его название, определить количество дней между двумя заданными датами.

Этапы создания базы данных:

1 этап. Создание базы данных начинается с описания структуры хранящихся в ней записей. Для каждой записи указывается сколько и каких полей она содержит. Каждому полю присваивается имя и идентификатор, который позволит обращаться к полю для того, чтобы прочитать из него данные, записать их или произвести над ними какие-либо действия.

2 этап - ввод данных. В процессе ввода данных может выявиться, что структура описания не совсем точна и её нужно изменить (модифицировать).

Процесс внесения изменений и исправлений ошибок в базе данных называется редактированием.

Процесс упорядочения записей базы данных по возрастанию или убыванию, значению какого-либо поля называется сортировкой. Поле, по которому осуществляется сортировка, называется ключевым.

Таблицы: Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (строка), например: название фирмы, ее адрес и т. д. ), а поле (столбец) – однородные данные о всех объектах, например: адреса всех занесенных в таблицу фирм.