Теоретичні відомості

База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури і даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, і Вазе-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД).

В Access база даних— це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі, які розглядатимемо далі.

Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл /Створити. На закладці Загальні вибрати Нова база даних > ОК. Вибрати потрібну папку і надати файлу назву Створити < Активізувати закладку Таблиці > Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати). Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць, які є в БД.

Розглянемо структуру таблиці.

Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей.

Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів.

Назва поля	Тип поля	Значення поля
Прізвище	Текстовий	Артист 1. 0
Телефон	Числовий
Дата народж	Дата	12-24-80
Меморандум	MEMO	текст про хобі
Оклад	Грошовий	290 грн.
Номер у списку	Лічильник
Нагороди	Логічний	так
Біографія	Гіперпосилання	текстовий файл
Фотографія	Об'єкт OLE	файл bmp

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, азначення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблиці зі створення структури командою Створити. Є декілька способів створення структури. Ми розглянемо такі два способи:

♦ використання конструктора таблиці;

♦ використання майстра бази даних.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. Користувач у цьому випадку задає:

♦ назви полів методом введення назви;

♦ тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

♦ описи, які є необов'язковими;

♦ додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі

методом заповнення таблиці властивостей: довжину поля; значення за замовчуванням; умови на значення, яке вводитимуть; формат поля; індексованість поля тощо.

У найпростіших ВД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити > Рядки.

Виокремлене поле вилучають командою Редагувати > Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Студенти тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: > Закладка Таблиці > Виберіть назву > Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стопців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат > Заховати стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою > Формат > Зафіксувати чи вивільняють > Формат > Вивільнити всі стовпці.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Хід роботи

1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Access.

2. Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізвищем: Прізвище БД1.

3. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому? Активізуйте закладку Таблиці і виконайте команду Створити структуру.

4. Виберіть режим конструктора таблиці.

5. Утворіть структуру бази даних.

6. Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте з
вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з
деякою назвою, наприклад, Оцінки.

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних.

8. Уведіть у таблицю дані протягом 10 хвилин. Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців.

9. Заховайте перший стовпець.

10. Поновіть перший стовпець на екрані.

11. Вилучіть другий запис з таблиці.

12. Доповніть таблицю ще кількома записами.

13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена.

14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого
поля.

15. Упорядкуйте записи за спаданням значень деякого поля.

Зауважимо, що в деяких старих локалізованих версіях програми впорядкування відбувається неправильно.

16. Модифікуйте структуру таблиці. Для цього перейдіть у режим конструктора структури.

17. Закрийте свою БД, зберігаючи дані на диску.

18. Використайте майстра для створення іншої БД " Адресна книжка".

19. Спостерігайте за роботою майстра, який працюватиме за вас.

20. Розгляньте головну кнопкову форму і натисніть на кнопку введення даних.

21. Розгляньте створену БД, яка має вигляд форми на двох сторінках, і введіть дані в поля форми.

Індекси, дати і номери телефонів вводьте за американськими

стандартами.

22. Погортайте записи форми.

Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми.

23. Закрийте базу даних.

У головній кнопковій формі натисніть на кнопку Вихід.

24. Закінчіть роботу. Здайте звіти.