7. На шаге3 установить переключатель Изменить структуру таблицыи нажать на кнопку Готово.

Таблицы

Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть, затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Длина имени таблицы - не более 64 символов.

Длина имени поля - не более 64 символов.

Количество полей в одной таблице - не более 255.

Количество записей - неограниченно.

Суммарный объем информации во всей БД - не более 1 гигабайта.

Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):

Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле Меню Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.

Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.

Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа " Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно

для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

Логический Значения " Да" /" Нет", " Истина'/Ложь", " Вкл" /" Выкл", т. е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

Поле объекта ОLЕ Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т. п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка - позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т. к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько нолей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один –к -одному, один -к многим и многие – к - многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т. к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Рекомендации для ввода данных в таблицы Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши < Ctrl> и < " >. (Двойной апостроф на русском регистре - на клавише " 2" ).

Задание 2.

Создать базу данных Университет на основе инфологической модели, приведенной на рисунке. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет.

Таблица Студент:

- Номер зачетной книжки - ключевое поле числового типа, размер - длинное целое;

- Номер группы - числовое поле, размер - целое;

- Фамилия - текстовое поле длиной 15 символов;

- Дата рождения - поле типа «дата»;

- Коммерческий - логическое поле (да/нет).

Таблица Группа:

- Номер группы - ключевое поле числового типа, целое;

- Номер специальности - числовое поле, длинное целое;

- Номер факультета - числовое поле, байтовое;

- Номер курса - числовое поле, байтовое.

Таблица Факультет:

- Номер факультета - ключевое поле числового типа, байтовое;

- Наименование факультета - текстовое поле, 30 символов;

- Декан - тестовое поле, 15 символов.

Таблица Специальность:

- Номер специальности - ключевое поле числового типа, длинное целое;

- Наименование специальности - текстовое поле, 40 символов;

- Стоимость обучения - денежного типа.

Технология создания таблицы Студент

1. Создать новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели.

2. На вкладке «Общие» дважды щелкнуть по значку «База данных». В окне «Файл новой базы данных» ввести имя базы данных Университет. mdb.

3. В окне базы данных щелкнуть по кнопке «Создать». В окне базы данных выбрать режим создания таблицы с помощью мастера.

4. На 1-м шаге работы мастера выбрать в качестве образца таблицу «Студенты» и, дважды щелкая по образцам полей, включить в создаваемую таблицу поля:

- код студента

- фамилия

- специализация

Из таблицы сотрудники:

- дату рождения

- код отдела

5. Переименовать поля в соответствии с заданием:

код студента - номер зачетной книжки

специализация - коммерческий

код отдела - номер группы.

Щелкнуть по кнопке «Далее».

6. На шаге 2 в окне «Создание таблиц» дать имя таблице «Студент» и сохранить включенным переключатель «Microsoft Access автоматически определяет ключ». Щелкнуть по кнопке «Далее».

7. На шаге3 установить переключатель Изменить структуру таблицыи нажать на кнопку Готово.

8. Провести корректировку типов данных в соответствии с заданием.

9. С помощью копки Вид инструментальной панели перейти в режим таблицы и приступить к вводу данных.

10. Ввести данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различным набором признаков.

11. После ввода данных сохранить базу данных.