Пример задания. Таблица 1

Пример задания

Подготовить исходные данные (не менее 20 дилеров) для создания базы данных реализации продукции некой фирмы. Список полей: дилер, сумма поставки, количество поставок, дата поставки, номер накладной, клиент. Задать тип полей. Содержимое полей может иметь вид, представленный в таблице 1.

Таблица 1

Поставки продукции

Дилер	Сумма поставки	Кол-во поставок	Дата поставки	Номер накладной	Клиент
Конев П. И.			15. 06. 99	045/2	ЗАО Фиалка, г. Тайга
…	…	…	…	…	…
Ларина Т. П.			25. 10. 99	05/12	ЧП Миг г. Северск

Поля имеют следующие типы:

· Дилер — текст.

· Сумма поставки — денежный.

· Количество поставок — числовой.

· Дата поставки — дата.

· Номер накладной — текстовый.

· Клиент — текстовый.

Рис. 1.

1. Загрузить Access. В результате загрузки появится окно Access вида, как показано на рис. 1.

2. Познакомиться с меню, помощью.

3. Убедиться, что в строке состояния появилось сообщение Готово. Это означает, что Access готов принимать команды пользователя.

4. Создать базу данных. Для этого нужно проделать следующее:

· Создать файл базы данных.

(Меню Файл/Создать или кнопка Создать базу данных.

В окне Создание выбрать вкладку Общие (рис. 2).

Рис. 2.

Щелкнуть значок Новая база данных

Выбрать папку. Задать имя.

Расширение файла будет MDB)

· Создать таблицу базы данных.

(В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку < Создать>.

Выбрать режим Конструктора.

Рис. 3.

Рис. 4.

Режим Конструктора (окно представлено на рис. 5) определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем.

Рис. 5.

Каждое поле должно иметь уникальное имя. Тип определяется значениями — одним из девяти. Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Раздел Описание может содержать комментарии к полям. Например, это может быть подробное и полное наименование, для лучшего понимания назначения поля при дальнейшей работе с базой.

При создании таблицы базы данных необходимо определить ключевое поле. Ключевое поле предназначено для быстрого связывания объединения данных из нескольких таблиц. Значение в ключевом поле должно быть уникальным. Если в данный момент такого поля нет, то рекомендуется добавить к базе порядковый номер записей с типом счетчик с общим свойством Неповторяющийся и поставить его на первое место.

После определения структуры таблицы ее надо сохранить (рис. 6) с нужным именем.

Рис. 6.

После сохранения делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы — созданию записей. Переход осуществляется кнопкой Представление таблицы (рис. 7).

Рис. 7.

· Ввести данные в таблицу базы данных.

(Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в Режиме таблицы. Здесь открывается окно по виду, представленному на рис. 8. Подготовленные заранее данные нужно ввести в соответствующие поля открывшейся таблицы. Обратите внимание на то, что Номер можно не вводить, его значение будет формироваться автоматически. После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенное значение допустимым. )

Рис. 8.

· Ввод и редактирование данных в режиме таблицы

В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также используются два указанных подхода.

Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и изменение данных.

Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быстрые клавиши для перемещения по записям таблицы:

§ первая запись: щелчок по кнопке < Первая запись>

§ последняя запись: щелчок по кнопке < Последняя запись>

§ первый столбец таблицы: клавиша < Home>

§ последний столбец таблицы: клавиша < End>

§ на строку вверх: < Up>

§ на строку вниз: < Down>

§ на экран вверх: < Page Up>

§ на экран вниз: < Page Down>

§ в левый верхний угол таблицы: < Ctrl> +< Home>

§ в правый нижний угол таблицы: < Ctrl> +< End>.

Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать клавишу < Del> или выбрать в меню Правка — Удалить. При этом во избежание удаления нужных данных необходимо подтвердить удаление в появившемся окне.

Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране — создать макет формы. Такая форма содержит избранные поля таблицы или же все поля, в зависимости от того, как была построена форма. Тогда ввод данных можно осуществлять, пользуясь полями формы, а не строчным представлением данных каждой записи.

Задание

1. Загрузить компьютер.

2. Войти в систему WinNT под групповым именем.

3. Перейти на личный диск (диск H: ), в личную папку.

4. В личной папке создать папку, которая будет содержать различные файлы будущей базы данных.

5. Войти в программу Access через главное меню WinNT.

6. Просмотреть меню программы Access и основные команды меню.

7. Создать новую базу данных со следующей структурой:

Поле	Тип поля	Размер поля
Номер	Текстовое
Фамилия	Текстовое
Имя	Текстовое
Отчество	Текстовое
Пол	Текстовое
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое

8. Дать имя создаваемой базе данных «Студенты» (задать имя файла; проконтролировать, что запись производится на диск H: в отведенную для базы данных папку).

9. Ввести 5–6 записей с фамилиями и именами студентов группы.

10. Завершить работу с базой данных и выйти из программыAccess.

11. Войти в программу Access и открыть ранее созданный файл «Студенты».

12. Просмотреть, откорректировать записи в базе данных.

13. С помощью конструктора базы данных дополнить таблицу полями:

Поле	Тип поля	Общие
Поле	Тип поля	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков
Рост	Числовой	Длинное целое
Вес	Числовой	Одинарное с плавающей точкой	Фиксированный

14. Для новых полей установить значение «по умолчанию». Например, средний рост — 170, вес — 65, 5.

15. Откорректировать ранее введенные записи (заполнить новые поля). Рекомендация: значения веса вводить с 2–3 знаками после запятой, чтобы увидеть разницу между значением в таблице и отображаемым значением.

16. Добавить 2–3 записи о новых студентах.

17. Завершить работу с базой данных и выйти из программыAccess.

18. Завершить работу с системой WinNT.