Задание № 6 на лабораторную работу

Запросы.

Основная функция БД – поиск данных. В отличие от файлов они применяются для хранения больших объемов сложно связанных данных. Найти требуемые данные в подобных системах непросто. Поэтому в БД имеются специальные средства для поиска. Основное средство – это запросы. В Microsoft Access различают бланк запроса и собственно запрос. В бланке запроса задаются условия поиска данных. Запрос – это результат поиска, аналогичный таблице. В Microsoft Access имеется несколько способов создания запросов.

Задание № 4 на лаб. работу. Изучение поиска в БД и запросов.

Закроем созданную БД и откроем в Visual Basic biblio. mdb. Скопируем её в свою директорию. В ней 4 таблицы: " Авторы", " Компании", таблицу связи и " Книги" (Titles).

Первая из них содержит код автора, его фамилию и год рождения. Вторая – код компании, сокращенное и полное ее название, адрес и т. д. Четвертая – название книги, год издания, код книги, код компании и сопровождающую информацию. Третья таблица содержит код издания и код автора и служит для связи между таблицами.

Нам требуется выбрать их 4-й таблицы все книги, которые были изданы после 1993 г. Надо будет сначала визуально просмотреть эту таблицу и прикинуть сколько таких книг и 2-3 из них постараться запомнить. Далее перейдем в раздел " Запросы" нажмем кнопку " Создать". В окне " Новый запрос" имеется 5 вариантов его создания. При установке курсора на вариант слева появляется его описание. Во время практического занятия обязательно переписать эти варианты и их описания. Выберем " простой запрос" и в появившемся окне в поле " Таблицы/запросы" укажем 3-ю таблицу " Titles". Ниже под надписью " Доступные поля" указаны все поля таблицы, т. е. столбцы, которые можно выбрать в запросе. Выберем первые 4 поля (столбца): Title, Year Published, ISBN и PublD и нажмем клавишу " Готово". Запрос будет выполнен и мы получим в результате часть таблицы Titles, состоящей из первых четырех столбцов.

Вернемся в окно БД, теперь в разделе " Запросы" появилась новая строка: " Titles Запрос". Это созданный сейчас нами бланк запроса. Выделим его и нажмем клавишу " Конструктор". Мы хотим выбрать только публикации после 1994 г. Поэтому в окне " Конструктора" найдем столбец " Year Published" (год публикации) и строку " Условие отбора". Установим курсор на соответствующее поле, щелкнем правой клавишей мыши и в появившемся окошечке выберем операцию " Построить". На экране появится окно " Построитель выражений", в котором создается условие поиска. Это окно надо детально изучить. Само выражение с условием поиска создается в верхнем левом поле. Под этим окном расположен ряд кнопок, содержащих арифметические и логические операторы, необходимые для создания выражения. Нажмем кнопку с оператором " > " и наберем " 1994" и нажмем клавишу " ОК". Мы создали наш запрос. Если бы нам требовались еще условия для других полей мы продолжили бы работу в " Конструкторе". Сейчас закроем окно " Конструктора" (Х), сохраним его(" Да" ) и в БД нажмем кнопку " Открыть". Мы получили таблицу, называемую " запросом", содержащую публикации за 1995г. Теперь вернемся в " Конструктор" и найдем строку " Сортировка" и столбец " ISBN". Щелкнем на поле пересечения и выберем по возрастанию. Откроем наш запрос и убедимся, что публикации расположились в порядке возрастания этого кода.

Еще раз запустим " Конструктор" для нашего запроса. Изменим год издания на 1993 и посмотрим результат. БД нам нашла 38 записей. Это число указано внизу запроса. Сократим число записей, ограничив количество компаний. Найдем столбец " PubID" и укажем условие " > 20 And < 60". Его мы прямо запишем в окне Конструктора. Запустим запрос на выполнение и увидим, что число публикаций уменьшилось до 10, т. к. в запросе присутствую только компании с кодами больше 20 и меньше 60, как указано в нашем условии.

Мы сделали запрос к одной таблице. Но обычно требуется выбрать и соединить данные из нескольких таблиц. Щелкнем правой клавишей мыши по полю базы данных и укажем в списке строку " Схема данных". Она показывает поля, связывающие таблицы. Чтобы связать 2 таблицы, надо чтобы в обоих было одно и тоже поле, как по имени, так по названию и содержанию. Эти поля и указаны в " Схеме данных". Так таблицы " Компании" и " Книги" имеют общее поле " PubID" – код компании, а для связи таблиц " Книги" и " Авторы" добавлена специальная таблица " Title Author", содержащая поля связи " ISBN" – код книги и " AU_ID" – код автора. Собственно названия книг и коды авторов указаны в соответствующих таблицах. Эти поля обязательно надо указывать в запросах к нескольким таблицам.

Задание № 5 на лаб. работу. Изучение поиска в БД и запросов.

Нам надо получить данные: " Название книги", " Автор", " Компания" и " Год издания". Эти данные хранятся в 3-х таблицах. Чтобы их связать необходимо добавить поля, указанные в " Схеме данных": " PubID", " ISBN" и " AU_ID". Войдем в " Запрос" и в " Конструктор". Укажем " Создать" и " Простой запрос". Из таблицы " Книги" выберем поле " Title", из таблицы " Авторы" – " Author", из таблицы " Книги" – год издания и из таблицы " Компании" – " Name". Добавим три поля связи и выполним запрос. В принципе в простом запросе поля связи учитываются Microsoft Access автоматически и их можно специально не указывать. Но в более сложных случаях и в других БД указывать эти поля надо обязательно.

Теперь надо будет самостоятельно отсортировать полученные данные по авторам и году издания и выберите только книги, изданные после 1993г. Обратите внимание, что теперь у нас будет 48 строк, а не 38, как в предыдущем запросе. Почему?

4. Формы.

Задание №4 на лаб. работу.

Рассмотрим создание простейших форм. Они используются в том случае, когда представление данных в стандартном табличном виде нас не устраивает. Можно, используя " Конструктор" форм, создавать практически любое представление данных. Но мы ограничимся типовыми формами. В окне БД надо установить раздел " Формы" и нажать клавишу " Создать". Выберем пункт " Ленточная форма", ниже в поле " Источник данных" укажем последний запрос и нажмем " ОК". Мы получили те же данные в похожем, но более симпатичном виде. Теперь сделаем то же самое, но выберем пункт " В столбец". После " ОК" появится окно со списком полей, где нажмем клавишу " > > " – все поля и " Готово". Для листания внизу имеются два скроллера, один для книг, а другой для авторов. Аналогично попробуйте " Мастер форм" и " Табличная".

Типы используемых ключевых полей

Microsoft Access относится к реляционным БД. В этих БД описываются отношения между данными, что обеспечивает их гибкость, большие возможности поиска и способность к развитию. Сила реляционных баз данных заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Изучить поле типа «Счетчик» и репликацию.

Задание № 6 на лабораторную работу

1. Изучите БД " Борей" (Nwind. mdb) – структуру, таблицы, запросы, формы и отчеты.

2. Создайте запросы к БД – сводные и локальные.

3. Постройте самостоятельно аналогичную БД.

Установка свойств файла

Свойства файла - это данные о файле, которые помогают его идентифицировать, например, заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие темы или важные сведения в файле. Пользователь может установить свойства файла для любой активной базы данных и для любой базы данных Microsoft Access или файла Microsoft Excel, которую нужно импортировать или связать с таблицами.

Существуют три различных вида свойств файла.

· Встроенные свойства файла. К таким свойствам относятся автор, заголовок и тема файла. Такие свойства уже созданы и в них можно вводить значения. Например, можно ввести имя автора, чтобы можно было организовать поиск всех баз данных, созданных определённым автором.

· Настраиваемые свойства файла. Создаются пользователем и могут включать любую информацию. Например, можно создать свойство базы данных, содержащее информацию о номере ее версии.

· Автоматически обновляемые свойства файла. К таким свойствам относится размер базы данных, даты её создания и внесения последних изменений. Например, можно организовать поиск всех баз данных, которые были созданы после 3 марта 1996 года или вчера последний раз были изменены.