Введение. Актуальность

Введение

Здравствуйте. Сегодня мне бы хотелось немного рассказать про нашу базу данных "Архив Грамот", созданную в СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office Access предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями пользователи могут с помощью простого интерфейса управлять базой данных. С помощью Office Access можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям работы.

На заре информационных технологий все более популярными становятся информационные системы, с помощью которых проще решать комплекс вопросов, связанных с повышением эффективности управления, созданием единого информационного пространства, гибким управлением процессами обработки документов. Иначе говоря, в настоящее время документы активно создаются и используются в электронном виде.

Актуальность

В каждом учебном заведение, студенты активно участвуют в различных мероприятиях, таких как конференции, спортивные соревнования и тд. Конечно же накапливается большая база документов в виде большой стопки папок с бумаг которую неудобно хранить, а тем боле использовать для составления отчётности, и поиска нужных нам данных.

Поэтому перед нами стояла задачи спроектировать базу с простым доступным интерфейсом позволяющею:

· уменьшить затраты времени на учет полученных грамот;

· экономить рабочее время сотрудника и облегчить его работу в оперативности получения и обработки информации, связанной с учебным процессом;

· хранить данные в более удобном компактном виде;

· повышает скорость доступа к информационным ресурсам.

В рамках проектирования нами была разработана информационная система "Архив Грамот", которая предназначена для ведения базы данных грамот, сертификатов, дипломов и т.д., полученных студентами и преподавателями колледжа, а также призвана обеспечивать ввод, удаление, хранение, редактирование и ведение отчётности по информации, которая содержится в таблицах данных.

Созданная система обладает простым и понятным интерфейсом, удобна в работе, не требует лишних затрат в обслуживании.

Проведя исследовательскую работу в сети интернет, я обнаружила, что аналогов данной программы не существует.

Информационная система «Архив Грамот» представлена главной формой, она включает в себя 7 кнопок: «Добавить Данные», «Поиск Данных», «Удаление данных», «Добавить участников», «Удалить участников», «Просмотр мероприятия», «Закрыть форму». (Рисунок 1)

Рисунок 1 - Форма «Главная форма».

В зависимости, от действий, которые мы хотим произвести выбираем нужную нам функциональную кнопку и переходим на одну из форм такие как:

- Форма «Добавить Данные» содержащая функциональные кнопки управления записями:

· Кнопка добавить мероприятие;

· Кнопка добавить результат;

· Кнопка добавить участие;

· Конопка закрыть. (Рисунок 2)

Предназначения для записи информации об участиях в мероприятиях

студентов и преподавателей.

Рисунок 2. Форма «Добавить данные».

- Форма «Поиск» содержит функциональные кнопки управления записями:

· Кнопка поиск по мероприятию;

· Кнопка поиск по фамилии;

· Кнопка поиск по году;

· Кнопка поиск по году и фамилии;

· Конопка закрыть. (рисунок 3)

Предназначения для поиска информации об участиях в мероприятиях и составления отчётности.

Рисунок 3 форма "Поиск".

-Форма «Удаление Записи» содержит информацию об участниках, мероприятии и результате, кнопку удаление и поиска, кнопку выхода. (рисунок 4 )

Предназначена для удаления ведённых данных, если они утратили актуальность или при совершении ошибки.

Рисунок 4 Форма «Удаление данных».

-Форма «Добавить Участников» содержит функциональные кнопки управления записями и кнопку выхода.

Предназначена записи студентов учащихся в учебном заведении (рисунок 5)

Рисунок 5 Форма «Добавить Участников».

-Форма «Мероприятия» содержит информацию об мероприятиях проведённых за всё время. (рисунок 6)

Рисунок 6 Форма «Мероприятия».

-Форма «Удаление Записи» содержит информацию об участниках, кнопку удаление, кнопку выхода. (рисунок 7 )

Рисунок 7 Форма «Удаление Участников».

Вывод

Практическая значимость данной работы состоит в том, что достигнутый результат можно применить в деятельности нашего учебного заведения. Также он может быть использован и другими учебными заведениями для совершенствования анализа результатов образовательного процесса.