Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров.

Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров.

Правила оформления претензионных писем. Ответы на претензии.

Предприятия, организации принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем оформления в письменном виде протокола разногласий или претензионного письма.

Протокол разногласий составляется в том случае, если при получении подписанного одной из сторон договора, у другой стороны возникают возражения по некоторым его условиям. Данная сторона в 10-дневный срок поставляет протокол разногласий и направляет его в двух экземплярах другой стороне с подписанным договором, оговорив в нем наличие разногласий в договоре. Договор считается заключенным, если первая сторона не выразила возражений по протоколу разногласий. Один экземпляр этого документа ею подписывается и высылается стороне – автору протокола разногласий. Если протокол разногласий отклонен, договор может быть не заключен вовсе или проходит дополнительное согласование, в него вносят изменения и подписывают всеми заявленными в преамбуле сторонами.

Предприятия, организации, физические лица, имущественные права и законные интересы которых нарушены (не исполняются условия договора, срываются сроки исполнения и др.) предъявляют претензии к сторонам, их нарушившим.

Претензия – это письмо, содержащее требование о добровольном устранении нарушения законодательства.

В претензионном письме должны быть, как минимум, следующие реквизиты:

реквизиты бланка письма юридического лица (наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, дата претензии, регистрационный номер) или стандартный лист бумаги, если письмо от имени физического лица.

адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя или наименование организации, куда направляют претензию);

заголовок к тексту (например, претензия о недопоставке товара); текст; отметка о наличии приложения;

подпись руководителя (или руководителя и главного бухгалтера)или подпись с расшифровкой если претензия от имени физического лица;

оттиск печати;

дата претензии (для физического лица).

В тексте излагают обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные обстоятельства, ссылки на соответствующий нормативно-правовой акт, требования заявителя претензии, сумма претензии, ее расчет (расчет может быть подготовлен на отдельном листе и приложен к претензии); платежные реквизиты заявителя, перечень прилагаемых документов и других доказательств.

К претензии прилагают подлинные документы, подтверждающие законность требований, или надлежащим образом заверенные копии этих документов.

Претензию регистрируют и отправляют заказным письмом или вручают лично в канцелярию организации с отметкой на втором экземпляре о приеме претензии (входящий номер и дата). Датой претензии является дата передачи документа в отделение связи.

Руководители организаций, получив претензию, обязаны рассмотреть ее в установленный срок (обычно не позднее 10-30 дней) и дать мотивированный ответ.

Если требования обоснованы, составляют ответ об удовлетворении претензии. Например, указывают, что в удовлетворение претензии перечислены деньги, прилагают платежное поручение банку о перечислении средств.

Ответ оформляют на бланке письма (или как его называют в организациях – фирменном бланке), указывают дату и регистрационный номер документа, ссылаются на номер и дату рассматриваемой претензии, адресат; в тексте называют срок и способ удовлетворения претензии.

При частичном удовлетворении претензии сообщают о том, какая часть требований исполнена, какие требования отклонены и по каким причинам, прилагают документы, подтверждающие мотив отклонения.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю возвращают подлинные документы, которые были приложены к претензии, направляют документы, обосновывающие отказ, если таковых у заявителя не имеется.

Ответ также отправляется заказным письмом, так как оно позволяет фиксировать факт отправки (квитанция) или, как и претензию, лично в канцелярию организации-заявителя.

В случае полного или частичного отклонения претензии или неполучения на нее в установленный срок ответа, заявитель вправе предъявить иск в судебные органы, которым подведомственен спор. Пропуск срока исковой давности без уважительных причин является основанием к отказу в иске.

Предприятие, организация, физическое лицо, если нарушены их законные интересы, вправе обратиться в судебные органы и без досудебного решения спора, т.е. без предъявления претензии.