Главная

Контакты

Случайная статья

• Автоматизация
• Антропология
• Археология
• Архитектура
• Биология
• Ботаника
• Бухгалтерия
• Военная наука
• Генетика
• География
• Геология
• Демография
• Деревообработка
• Журналистика
• Зоология
• Изобретательство
• Информатика
• Искусство
• История
• Кинематография
• Компьютеризация
• Косметика
• Кулинария
• Культура
• Лексикология
• Лингвистика
• Литература
• Логика
• Маркетинг
• Математика
• Материаловедение
• Медицина
• Менеджмент
• Металлургия
• Метрология
• Механика
• Музыка
• Науковедение
• Образование
• Охрана Труда
• Педагогика
• Полиграфия
• Политология
• Право
• Предпринимательство
• Приборостроение
• Программирование
• Производство
• Промышленность
• Психология
• Радиосвязь
• Религия
• Риторика
• Социология
• Спорт
• Стандартизация
• Статистика
• Строительство
• Технологии
• Торговля
• Транспорт
• Фармакология
• Физика
• Физиология
• Философия
• Финансы
• Химия
• Хозяйство
• Черчение
• Экология
• Экономика
• Электроника
• Электротехника
• Энергетика

работы АРХИВНОГО ОТДЕЛА на 2020 год

ОРГАНИЗАЦИОННО – МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ АРХИВА

УВД по городу Стерлитамак

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников его комплектования по следующим направлениям:

- методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

- контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

- взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

- ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

- повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществлять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др.

Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве

Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:

- рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел;

- проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления.

При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций.

Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже, чем один раз в пять лет.

Архив осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок.

Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности.

Контроль за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и передачей их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности архивов организаций. Результаты проверок с предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются руководству организации.

Архив:

- участвует: в подготовке предложений по совершенствованию работы архивов организаций, нормативно-методических документов по организации работы архивов, отбору документов на постоянное хранение, обеспечению их сохранности;

- рассматривает и готовит к согласованию вышестоящим органом управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями положения об архивах организаций. Положения об архивах организаций готовятся на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых органом управления архивным делом;

- рассматривает, утверждает или готовит к утверждению ЭПК органа управления архивным делом годовые разделы описей дел, документов постоянного хранения. После утверждения описи ее первый экзепляр передается в качестве контрольного в архив;

- согласовывает или готовит к согласованию ЭПК годовые разделы описей дел по личному составу, акты о неисправимом повреждении документов, утрате документов;

- разрабатывает и согласовывает с ЭПК графики представления описей дел, документов постоянного хранения;

- оказывает организационную и практическую помощь организациям по подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

- разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы архивов организаций;

- контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций учетно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, в том числе совместимость аппаратного и программного обеспечения баз данных.

Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования архива

Архив:

- оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно-методических документов, регламентирующих их работу;

- согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

- участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования;

- оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК);

- в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

- заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций

Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России:

- описи дел, документов постоянного хранения (приложения N 30-30ж), утвержденные ЭПК;

- паспорт архива организации, представляемый в соответствии с составом документов в архив по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Учет архивных фондов, документов, хранящихся в архивах организаций - источниках комплектования, ведется в архиве централизованно соответствующим структурным подразделением или работником, ответственным за эту работу, и регламентируется приказом директора архива.

Архив организует ежегодное представление к 30 декабря отчетного года организациями - источниками комплектования паспортов архива по состоянию на 1 декабря текущего года.

Паспортизация предусматривает:

- рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;

- проведение семинаров, совещаний с лицами, ответственными за архивы, по заполнению паспортов и результатам паспортизации;

- подготовку методических пособий по заполнению паспортов;

- оказание организациям практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения;

- анализ результатов паспортизации.

Архив в сроки, установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, на основе представляемых организациями паспортов архивов организаций и других учетных документов составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение N 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, поединичный и суммарный учет дел и документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, на основе их описей.

ОСОБЕННОСТИ РЕСТАВРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

УВД по городу Стерлитамак

Если говорить о реставрации, то необходимо всегда иметь в виду, что реставрация - это вынужденная мера и обращаться к ней стоит только в случае крайней необходимости, т.к. реставрационное вмешательство сопряжено с опасностью повредить документ. Осуществлять реставрацию должны квалифицированные специалисты, обладающие специальными знаниями по химии, физике, материаловедению реставрируемых объектов и опытом работы по реставрации архивных документов. Бессистемный, неквалифицированный ремонт документов может принести больше вреда, чем пользы. Практика показывает, что во многих случаях реставрации объектов можно избежать, если грамотно подходить к организации хранения и принимать профилактические меры, направленные на предотвращение разрушений.

Согласно ГОСТ, документы реставрируются воссозданием первоначальной формы, очисткой и упрочнением, соблюдая принцип необходимости и достаточности. Вставки должны соответствовать носителю информации по внешним признакам и материалу, а также должны обеспечивать долговечность документа¹.

Перед реставрацией поврежденный документ (в зависимости от степени его повреждения) должен пройти несколько «предреставрационных стадий»: дезинфекцию/дезинсекцию; расцементирование листов, очистку от пыли; промывание; химическую обработку.

Процесс раскрытия сцементированных документов является сложным и ответственным. От этого процесса зависит сохранность документов и их содержания, поэтому работа эта производится весьма осторожно.

а) с помощью глазного скальпеля, осторожными колебательными движениями, стараясь не повредить текста и бумагу, скальпель передвигается между листами до полного их разъединения.

б) применяется специальный ребристый валик, при прокатывании которого по диагонали происходит смещение листов. Дальнейшее расцементирование происходит с помощью скальпеля. Механическая очистка от пыли и других загрязнений документального материала проводится в вытяжном шкафу ватным тампоном, кистью или чистой марлей поочередно с той и другой стороны. Механическая очистка документального материала от поверхностных наслоений (наслоения грибницы, плесневых грибов, засиженность насекомыми) проводится в сухом состоянии при помощи скальпеля и мягкой резинки. Если документальный материал нуждается в общей промывке или влажной обработке, то в таких случаях производится проба на неответственном участке документа на растекаемость текста. Затем документ промывается 25 - 30 минут в дистиллированной теплой воде в кювете. Основа освежается, наклейки отстают и отделяются, подтеки ликвидируются².

При ветхости реставрируемого материала он погружается в воду и вынимается из воды на оргпленке. При растекании разъединение склеившихся между собой листов, подвергнутых действию плесени и пыли, чернил или печатной краски реставрируемого материала проводится предварительное их закрепление полимером или химическим путем, что является сложным процессом.

Если документальные материалы требуют частичной химической обработки, то эта обработка проводится после процесса обеспыливания.

а) Удаление чернил. Чернила из красителей трифенилметанового ряда не стойки к окислителям и смываются «жавелевой водой», раствором перманганата калия. Обесцвечивание красителей на бумаге дается в работе.

б) Удаление пятен органического происхождения. В этом случае приемлемо правило: «Подобное удаляется подобным». Например, если документальный материал испачкан битумом (нефтью), то он может быть отмыт бензолом или ксилолом. Шеллачный лак смывается спиртом. Пятна от парафина удаляются толуолом, бензолом, серным эфиром; стеариновые пятна удаляются эфиром, спиртом или их смесью 1:1. Для масляных и жировых пятен применяются бензол, бензин, четыреххлористый углерод, пиридин10. Если жировое пятно этим способом не удаляется, то оно омыляется и удаляется обработкой 0,5—3- процентным раствором щелочи, нагретой до 30°. Удаление жирового пятна можно проводить только на чистом участке бумажной основы, так как текст часто тоже удаляется.

в) Удаление ржавых пятен. Ржавые пятна на документе могут быть продуктами жизнедеятельности погибших бактерий, аккумулировавшими окислы железа, внесенными в основу или печатную краску, а также образоваться от соприкосновения документа с железным предметом во влажном состоянии.

Для удаления ржавчины рекомендуется водный раствор щавелевой кислоты (до 5%), который лучше действует в подогретом состоянии. После удаления ржавчины с документа материал тщательно отмывается водой. Химическая частичная обработка материала проводится на силикатном или на оргстекле, на которое по действуют выбранные химикалии. При этом, снизу под пятно документа подводится фильтровальная бумага. После химической обработки неорганическими химикалиями или органическими кислотами, растворяющимися в воде, документальный материал, если это возможно, 2 - 4 часа промывается в проточной воде. Кроме рассмотренных трех случаев химической обработки, могут быть и другие случаи. Документальный материал после дезинфекции, обеспыливания и промывания водой, если такая промывка требовалась, кладется на реставрационный стол со стеклом, снизу которого помещается подсветка электролампами или лампами дневного света. Материал, подлежащий реставрации, внимательно рассматривается и определяется последовательность его реставрации.

Если документы сильно разрушены, ветхие и имеют текст с двух сторон, то для упрочения их основы применяется конденсаторная бумага, которая наносится на документ, в данном случае с двух сторон. На реставрационный стол кладется документ, равномерно промазывается мучным клеем, и на него накладывают конденсаторную бумагу, предварительно слегка увлажненную водой и хорошо растянутую руками. Быстро прикатывают конденсаторную бумагу фотоваликом через фильтровальную бумагу, удаляя избыток клея. Хорошо прикатанные документ и конденсаторную бумагу перевертывают на другую сторону и производят ту же операцию.Если документ имеет текстовые утраты или утраты вообще, то после перевертывания его на другую сторону вырезаются скальпелем заплаты встык, а если заплаты вырезаются не по тексту, то они делаются с допуском в 1-2 мм. После этого документ промазывают равномерно клеем и прикатывают фотоваликом конденсаторную бумагу. Чтобы избежать деформации документального материала при реставрации, нужно учитывать направление и расположение волокон у конденсаторной бумаги, оно должно соответствовать фактуре документа. После реставрации документального материала он, слегка увлажненный, закладывается между листами гладкого картона в обжимной пресс, где выдерживается 24 часа. Для этих же целей можно употребить обычный переплетный пресс.

Увлажнение документа производится марлей, ватным тампоном, смоченным водой и отжатым, или пульверизацией. «Мягкое увлажнение» производится таким способом: смачивается лист фильтровальной бумаги и помещается между другими листами. Через некоторое время мокрый лист вынимают и на его место кладут отреставрированный материал. Степень увлажнения регулируют временем. Документ вынимается из обжимного пресса и подрезается на резаке для бумаги или ножницами. Срезаются излишки бумаги, размеры и особенности документа при этом сохраняются. Если бумага ручной отливки и имеет неровные края, эти неровные края сохраняются. Документальный материал для ликвидации различных натяжений может быть снова помещен в обжимной пресс, где выдерживается в течение необходимого времени. После окончательной отпрессовки документы вынимаются, просматриваются и складываются по порядку.

Что касается методов реставрации архивных документов, то, на сегодня

используются:

- метод низкотемпературной заморозки.

- метод устранения влаги с помощью сушильной машины.

ПЛАН

работы АРХИВНОГО ОТДЕЛА на 2020 год

                                     (наименование архива)