Виды писем

Навыки ведения деловой переписки

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

[Античный афоризм]

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование вашего образа у собеседников.

Чтобы не «потерять лицо», ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

1. 1. Письмо всегда начинаем с обращения.

2. Тема письма должна быть обязательно.

3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки.

4. Письмо должно быть структурировано. (Воде НЕТ!)

5. 5. В письме должны быть корректные формулировки.

6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).

7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки.

Виды писем

Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)	Письмо-договоренности
Все виды писем, которые используем в своей профессиональной деятельности	Вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?
Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п. По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.
Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.
Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.
Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче. Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки
В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться. С уважением, Ф.И.О., должность. Ссылки на сайт и социальные сети P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке. Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

Упражнение 1.Переформулируйте фразы из деловой переписки в корректные

1. Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.Доброго времени суток, анон!

_____________________________________________________________________________

3.Глубокоуважаемый, А. М.

_____________________________________________________________________________

4.Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.Юлия, как говорится, на чужой роток не накинешь платок, поэтому пускай болтают, перемелется — мука будет.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.Мария! Благодарю за оперативный ответ!!! Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы истратили на скрепки 3 миллиона рублей. И ещё 1 миллион на бумагу!

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8.Тема: важное письмо от Анны!

_____________________________________________________________________________

Упражнение 2.Напишите письмо-запрос. Вы хотели бы приобрести компьютер, поинтересуйтесь, какие модели есть в наличии и попросите выслать прайс-лист. А также уточните, есть ли доставка и каков срок гарантии.