Каково назначение журнала учета и контроля, за выполнением приказов о проведении инвентаризации, как его заполняют?

Вопрос №1.

Журнал по форме ИНВ-23 применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В графах журнала необходимо указать: наименование инвентаризуемой организации, структурного подразделения склада, участка и т.п. ; фамилии материально-ответственных лиц; номер, дату приказа о проведении инвентаризации, составленного по форме ИНВ-22; состав инвентаризационной комиссии; наименование инвентаризуемого имущества; дату начала инвентаризации - фактическую и по приказу; дату окончания инвентаризации - фактическую и по приказу; отметки о результатах инвентаризации (недостачи, излишки); дату утверждения результатов инвентаризации и дату принятия мер по недостаче.

В форме ИНВ-23 ведется учет всех распорядительных документов, утвержденных руководителем предприятия относительно проведения инвентаризаций и контрольных проверок. Унифицированная форма таких документов – ИНВ-22. В приказах содержится информация относительно сроков проведения той или иной проверки на предприятии или его конкретном подразделении, порядке и объеме проведения, а так же о персональном составе инвентаризационной комиссии. Такие распорядительные документы в обязательном порядке должны быть утверждены руководителем предприятия и иметь подписи членов комиссии.

Журнал учета контроля за выполнением приказов формы ИНВ-23 ведет, как правило, уполномоченный работник отдела кадров предприятия, который является ответственным за своевременность и правильность внесения всех поступивших для регистрации распорядительных документов.

Контроль над выполнением приказов или распоряжений о проведении инвентаризаций ведется в журнале учета. Для этого их проведение, а также контрольные проверки правильности оформляют в бланке ИНВ-23. По ОКУД код формы – 0317019.

Приказ (распоряжение) по форме ИНВ-22 – письменное задание, которое устанавливает объем, содержание, сроки и процесс проведения инвентаризаций объекта и персональный состав комиссии. Далее его регистрируют в журнале учета по контролю над выполнением приказов или распоряжений (ИНВ-23).

Данный приказ готовят не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвентаризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

Основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации − акт инвентаризации.

Для учета результатов составляют документ при участии материально ответственных сотрудников и членов инвентаризационной комиссии.

Контрольные проверки за правильностью осуществления инвентаризаций оформляют актом (ИНВ-24) и визируют в журнале учета по контролю над правильностью проведения инвентаризаций (ИНВ-25).

За отчетный год все данные обобщаются в ведомости учета результатов проеденных инвентаризаций (ИНВ-26).

Унифицированная форма N ИНВ-23 "Журнал Учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации" утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 и предназначена для регистрации приказов. Форма № ИНВ-22, составляется с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

Заполнение ИНВ 23:

Заполнение формы происходит согласно данным формы ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации). Если в предварительной форме дляИНВ-22 стоит галочка "Регистрировать ….", то форма заполнится автоматически, если галочки нет, то форма не заполняется.

Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко, ясно, без помарок и подчисток Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех их экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные записи.

Исправления согласовываются со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.

В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки, поэтому все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты.

Вопрос №2.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ-5). Значение документа. Порядок оформления документа. Привести пример оформления документа.

Унифицированная форма первичной учетной документации № ИНВ-5 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение" (ОКУД 0317006)утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение – документ, который применяется при необходимости фиксирования ТМЦ, которые были приняты на хранение в ходе инвентаризации. Документ имеет специализированную форму ИНВ-5, а так же код согласно классификатору ОКУД 0317006.

Данный документ составляется в двух экземплярах уполномоченными лицами инвентаризационной комиссии, специально назначенной для проведения данного мероприятия, один документ остался на руках материально ответственного лица, а второй перешел на хранение в бухгалтерию.

Перед тем, как преступить к заполнению формы ИНВ-5, с каждого лица, который несет ответственность за сохранность вещей, берется расписка. Это одна из главных составляющих заполняемой формы, включаемая в заголовочную часть инвентаризационной описи. При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.

Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации материальных ценностей отгруженных, принятых на ответственное хранение и находящихся в пути, формы NN ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6 формируются средствами вычислительной техники на бумажных и машинных носителях информации.

На сегодняшний день, заполнение формы ИНВ-5 полностью остается за ответственными лицами инвентаризационной комиссии, которые перед записью в описи проверяют все вещи под счет.

Упростить данный процесс поможет программа складского учета материалов Класс365.

Форма содержит в себе всего четыре страницы, без учета заключительной части. Вторая и третья страницы включают в себя следующую информацию:

- Нумерация предметов сданных под ответственное хранение;
- Получатель (код, наименование);
- Непосредственно название и закрепленный код материальных ценностей;
- Место хранения;
- Дата, когда груз был передан под ответственное хранение;
- Документы, которые подтверждают то, что определенные вещи и предметы были переданы под ответственное хранение. В этой колонке необходимо указать – наименование, номер и дату подтверждающих документов;
- Также, указывается в отведенных колонках единицу измерения, фактическое наличие и данные, которые были установлены бухгалтерским учетом.

Четвертая страница заполняется идентично второй и третей, а в заключительной части заносится запись, которая подтверждает, что все данные, касающиеся предметов материальной ценности, проверены и форма заполнена правильно. Сюда же заносится прописью денежная сумма в рублях и копейках, которая по описи была установлена и зафиксирована инвентаризационной комиссией и представителями бухгалтерии. Ниже указывается должность и заносится роспись председателя комиссии, членов комиссии, а также материально ответственных лиц.

Когда заполнение формы ИНВ-5 завершено, ставится дата составления данной инвентаризационной описи.

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

· Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов

· Печатать документы с изображением подписи и печати

· Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами

· Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)

· Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV

· Рассылать документы по email прямо из системы

· Вести учет товаров в местах хранения

Инвентаризация товарно-материальных ценностей включает в себя проверку:

• ТМЦ, находящихся в собственности организации – при этом инвентаризационная комиссия заполняет опись по форме ИНВ-3;

• ТМЦ, отгруженных, оплата по которым еще не получены – данные о таких товарах, продукции, материалах и прочих ценностях отражаются в акте форма ИНВ-4;

• ТМЦ, принятых на ответственное хранение – по этим ценностям комиссия заполняет опись по форме ИНВ-5;

• ТМЦ, находящихся в пути — акт инвентаризации форма ИНВ-6.

Образец заполнения инвентаризационной описи ТМЦ на ответственном хранении.

Бланк формы ИНВ-5 содержит титульную часть и табличную. Титульный лист (первая страница бланка) заполняется идентично всем прочим описям .

Титульная часть заполняется на основании приказа на инвентаризацию, который утверждает руководитель прежде, чем начнется проверка. Здесь указывается название организации и структурного подразделения, в котором проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей на ответственном хранении; номер и дата приказа на инвентаризацию, даты начала и окончания проверки. Номер счета бухгалтерского учета – это счет, на котором учитываются ТМЦ, принятые на ответственное хранение (сч.002).

В таблице отражаются данные по всем наименованиям товаров и материалов, принятых на хранение, включая данные о фактическом наличии ТМЦ на складе и данные бухгалтерского учета.

Как и все прочие описи форма ИНВ-5 содержит место для расписки материально-ответственных лиц, которые указывают свои должности, ФИО и подписи в знак того, что все товарно-материальные ценности учтены, оприходованы, документы направлены в бухгалтерию.

Следующий лист инвентаризационной описи содержит таблицу, в эту таблицу члены комиссии вносят данные о товарах, материалах и прочих ценностях, полученных на ответственное хранение от других лиц.

Данные вносятся на основании фактического пересчета ценностей на складе ответственного хранения.

В графе 2,3 указываются наименование и ОКПО поставщика (получателя) ценностях, полученных на ответственное хранение.

4,5 – наименование, краткая характеристика и номенклатурный номер товаров, материалов и прочих ценностей, полученных на ответственное хранение.

6 – место, в котором хранятся эти ТМЦ (ячейка);

7 – дата принятия ТМЦ на ответственное хранение;

8-10 – сведения о документе, на основании ТМЦ приняты на ответственное хранение (например, акт приема-передачи или накладная);

11-12 – сведения об единице измерения;

13-14 – данные о фактическом наличии и количестве указанного наименования ТМЦ;

15-16 – данные бухгалтерского учета.

По итогам заполненной таблицы инвентаризационной описи ИНВ-5 считаются итоговые значения в графах 13-16.

На основании фактических данных и данных бухгалтерского учета выявляются расхождения и переносятся в сличительные ведомости.

Заполненный бланк описи передается в бухгалтерию, которая и оформляет такие ведомости.

Инвентаризационная опись должна быть подписана всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Бухгалтер, проверивший заполнения формы ИНВ-5, также внизу ставит свою подпись.