Тема 5. Совершенствование состава и форм документов организации

Тема 5. Совершенствование состава и форм документов организации

В управленческой деятельности имеются два вида задач: оригинальные и однотипные. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть стандартизированы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач целесообразно стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации.

Унификация - уменьшение многообразия и видов изделий одинакового функционального назначения; установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация:форма юридического закрепления результатов унификации.

Цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых:

1. сокращает время на документационное обеспечение управления;

2. повышает общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

· термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

· организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

· управленческие функции;

· управленческая документация.

В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг. Эта работа активно ведется во всех странах мира международными организациями, в том числе комитетом по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международной организацией стандартизации (ИСО) и др. Она возросла в связи с применением компьютерных технологий.

Унификация:

а) состава документов - отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. Задача - минимизация количества документов, необходимых для решения задач. Закрепляется в Табеле форм документов.

б) форм документов - установление единых требований к составлению документов по отбору реквизитов и по их расположению. Закрепляется в Альбоме форм документов.

Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Это - основа упорядочения

документальной базы организации для повышения эффективности работы.

Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего оперативный поиск необходимых форм документов.

Этапы разработки табеля форм документов:

1. Предпроектное обследование:

- определение круга управленческих функций и задач учреждения;

- определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т.д.;

- определение массива документов по отдельным структурным подразделе-

ниям как минимум за три последних года деятельности.

2. Выбор формы и формирование структуры Табеля.

3. Отбор форм документов для включения в Табель.

Примерный Табель форм документов:

1) наименование формы документа;

2) код формы;

3) кем и когда утверждена;

4) периодичность составления;

5) составитель документа;

6) внутреннее согласование;

7) внешнее согласование;

8) подпись;

9) утверждение;

10) печать;

11) куда представляется;

12) примечания.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.

Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу):

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности организации

3.2. Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3.Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)

5.Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6.Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7.Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектурно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8.Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей

9.Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.5. Командирование сотрудников

9.6. Нормирование труда

9.7. Охрана труда

10.Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.

В Табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.

Альбом форм документов организации -это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом - это дополнение к Табелю.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежат выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.

Трафарет -форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков.

Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки).

В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах).

Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др.

Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.

Анкета -форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Место рождения Пол

Образование

Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов.

Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.

Ведение Табеля входит в обязанности Службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Литература:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов,1994.