Тема 3. Урок 2: Получение и отправление сообщений. Передача файлов с помощью электронной почты

Тема 3. Урок 2: Получение и отправление сообщений. Передача файлов с помощью электронной почты

Получение входящей почты

Достаточно запустить программу OutlookExpess, которая по умолчанию сразу предложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК. Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. Соединиться с почтовым сервером провайдера можно в любой момент времени - достаточно нажать кнопку Доставить почту (SendandReseive) на панели инструментов OutlookExpress.

После того как ваш модем осуществит соединение, появится окно, в котором OutlookExpress будет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папке Исходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам.

OutlookExpress позволяет устанавливать сеанс связи с провайдером, только на время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу же отключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужно установить флажок Разорвать соединение по завершению доставки (Disconnect...) на вкладке Удаленная связь (Connection) окна свойств или прямо в окне доставки (см. рисунок).

При поступлении новой почты в правом углу строки состояния WindowsXP (а также в самой программе OutlookExpress) будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и OutlookExpress периодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.

Подготовка и отправка писем электронной почты

В целом эта операция совершенно аналогична для случаев, когда подготавливается собственное сообщение и отправляется "с нуля", или же оформляется ответ на пришедшее письмо (или третий вариант - пересылается письмо далее другому человеку). Во всех этих случаях на экране появится окно с одним и тем же интерфейсом. Конечно, при ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что OutlookExpress автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст "пропутешествовал" несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству кругов, которые прошло ваше письмо туда и обратно.

Если оформляется ответ на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если же вы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строки исходного текста (цитаты), на которые вы конкретно отвечаете. Важно помнить: если в пришедшее письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают.

Пересылка вложенных файлов по E-mail

Возможность отправить по электронной почте файл любого формата - одно из самых полезных качеств E-mail. Тем самым можно направить своим адресатам и документ Word, и файл с нужным изображением, звуковое или видео-приветствие и любые другие файлы. Единственное условие - не посылать очень большие файлы, если нет уверенности в том, что адресат обладает выделенным каналом в Интернет, а возможно работает по обычной телефонной линии. Для таких случаев файл размером 200-300 Кб считается наиболее приемлемым. Также имейте ввиду, что многие почтовые серверы провайдеров просто возвращают назад почту, если ее размер превышает определенный предел (чаще всего - при размере почты более 1 Мб).

Итак, для вложения файла в письмо поместите курсор в окне для ввода письма и нажмите кнопку с изображением скрепки на панели инструментов. В ответ на экран будет выведено стандартное диалоговое окно с изображением файловой структуры вашего компьютера. Когда будет найден на диске нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Вложить (Attach). OutlookExpress вставит файл в электронное письмо, и ниже его текста появится дополнительное окно со значком вставленного файла (см. Рис.4).

Напоминаем, что аналогичным образом выглядят и пришедшие письма, которые содержат вложенные файлы. Достаточно дважды щелкнуть на значке с вложенным файлом, как благодаря механизму OLE (ObjectLinkingandEmbeding) операционной системы Windows будет запущено соответствующее приложение для просмотра этого файла.

Адресная книга OutlookExpress

Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в программе OutlookExpress представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из мощной корпоративной почтовой программы MSExchange. В OutlookExpress можно экспортировать адреса из целого ряда почтовых программ: MSExchange, MSInternetMail, EudoraPro, EudoraLight, а также из целого ряда почтовых клиентов Netscape разных версий. Заполнять адресную книгу OutlookExpress можно в двух режимах: во-первых, потратить сначала некоторое время и заранее ввести данные о ваших коллегах, и во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - просто копируя туда адреса пришедших писем. Ниже мы рассмотрим эти два случая.

Для заполнения адресной книги нажмите кнопку Адресная книга (AddressBook) на панели инструментов основного окна OutlookExpress, что вызовет появление главного окна этого сборника адресов и другой контактной информации.

Кроме имен и адресов E-mail в адресной книге можно хранить множество различной информации - номера телефонов, пейджеров, личных и служебных страниц Web, обычные почтовые адреса абонента и прочее. Для того, чтобы внести в адресную книгу новое имя, нажмите кнопку Создать адрес (NewContact). Введите в соответствующих полях имя абонента и адрес его электронной почты, при желании можете заполнить дополнительные данные на абонента на других закладках. Если есть желание отредактировать адрес электронной почты или иной параметр, то выберите имя в адресной книге и, нажав кнопку Свойства (Properties), измените данные на закладках аналогичным образом.

Вторая возможность: после того, как была заведена адресная книга и наполнена некоторыми адресами, в дальнейшем книгу можно пополнять за счет адресов из вновь пришедших писем. Для этого откройте нужное письмо, отметьте имя адресата в поле заголовка, нажмите правую клавишу мыши и из всплывающего контекстного меню выберите пункт Добавить в адресную книгу (AddToAddressBook). Теперь, когда адресная книга содержит данные по адресам E-mail ваших коллег по переписке, рассмотрим порядок работы с ней при формировании новых писем и заполнении поля Кому: (To:):

Нажмите кнопку Создать сообщение (NewMessage) в основном окне OutlookExpress, поместите курсор в поле Кому: (To:) в окне создания нового сообщения.

Щелкните по значку с изображением оторванного листка бумаги рядом со словом Кому:. Это действие вызовет появление диалогового окна, где можно легко выбрать получателей данного письма.

Выберите из списка абонентов нужного человека и нажмите кнопку Кому -> (То->) в средней части окна.

Аналогичным образом добавьте абонентов в полях Копия: (Cc:) или Скрытая: (Всс:), если необходимо разослать это письмо еще нескольким адресатам.

Нажмите кнопку ОК, и выбранные адреса появятся в соответствующих полях заголовка нового письма.

Теперь можно приступать к заполнению тела письма и его отправке, о чем было рассказано ранее.

Еще одна опция, которую можно использовать в адресной книге OutlookExpress - это групповые имена. Групповые имена представляют собой ваши личные списки рассылки и удобны в том случае, если надо часто рассылать письма постоянным группам людей (например, участникам какого-либо совместного с вами проекта). Групповые имена в OutlookExpress создаются нажатием на кнопку Создать группу (NewGroup) на панели значков адресной книги. Затем можно указать имя группы и составить список людей в этой группе. После того как создали группу, можно использовать имя группы в поле Кому: или Копия: отсылаемого сообщения - это сообщение будет направлено всем, кто входит в эту группу. Чтобы в последствии отредактировать список членов группы и их адреса e-mail, надо выбрать (отметить) уже существующую группу и щелкнуть по кнопке Свойства.