Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства

Документы	Актуальные для всех и со всеми подписями	Содержание соответствует законодательству[i]. На что обратить внимание	Задачи
Обязательные
Трудовые договоры	- Есть подпись сотрудника о том, что второй экземпляр на руки получен. Подписаны ген. директором и работником.	- Указано конкретное рабочее место (адрес); - Указана заработная плата; - Описаны должностные обязанности или есть ссылка на должностную инструкцию; - Есть описание характера труда – основное место/ по совместительству/ неполная занятость/ дистанционный характер/ разъездной. - Есть доп. соглашения по всем изменениям условий договора (зп, должность, подразделение и т.п.). Есть уведомления за 2 месяца об изменении условий трудового договора с подписью об ознакомлении. - Изменения ФИО, внесение данных об образовании подписано ответственным за ведение трудовых книжек и подтверждено печатью организации (при наличии печати).
Приказы по личному составу	Хранятся в личном деле, заведены в 1С, подписаны ген. директором и работником.	- Прием на работу - Предоставление отпуска - Перевод - Увольнение - Командировка - Есть основание для каждого приказа (заявление работника, график отпусков, доп. соглашение и т.п.)
Трудовые книжки		- Есть книга-учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовой книжки. - Хранятся в несгораемом сейфе. - Есть приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек или ведет сам ген. директор.
Личные карточки Т-2	Подписаны на 2 стр. за сведения при приеме - на 3 стр. за все приемы и переводы - на 4-й стр. при увольнении.	- Есть по всем сотрудникам по форме Т-2 либо разработана своя форма личной карточки с обязательным включением данных Военно-учетного стола и информацией о приемах и переводах, которые указываются в трудовой книжке.
Правила внутреннего трудового распорядка	Есть лист ознакомления или пункт об ознакомлении на трудовом договоре	Если организация – микропредприятие, то все условия можно прописать в трудовом договоре и не разрабатывать отдельные ЛНА.
Положение об оплате труда и премировании	- лист ознакомления или пункт	Если все условия не описаны в ПВТР, то отдельное Положение. - Указать точные даты выплаты зарплаты дважды в месяц в конкретные дни без периода с и по. - Указать условия выплаты премии, оплаты больничных, командировочных, других доплат и компенсаций. - Есть форма расчетного листка и разработан порядок ознакомления работников с ним.
Положение о защите персональных данных	- лист ознакомления или пункт	- Есть подписанное согласие с перечнем персональных данных от каждого сотрудника.
Штатное расписание		- Наименование должностей соответствует приказу о приеме, трудовому договору, если законодательно установлены доплаты, то в соответствии с классификатором должностей - Есть приказ о его утверждении
График отпусков	Подписан всеми сотрудниками с формулировкой «мои пожелания по срокам и разделению на части учтены»	Утвержден и подписан не позднее, чем за 2 недели до начала календарного года, за который он составлен. - Отпуск в размере не менее 28 календарных дней запланирован для каждого работника. - Нет работников, которым не был предоставлен отпуск в течение двух лет подряд. - Есть заявления от работника о переносе дней отпуска, в случае его перенесения. - Есть уведомления работников об отпуске по графику или его личное заявление.
Журналы по охране труда, пожарной безопасности, гражданской обороне	Есть подписи о прохождении инструктажей на рабочем месте каждые 6 месяцев, если отраслевыми нормами не установлено другое/ остальные инструктажи однократно.	- Есть заключение о проведенной оценке условий труда (аттестация рабочих мест) - Есть свидетельства о прохождение обучения по охране труда, пожарной безопасности, ГО. - Есть приказ о назначении ответственных по компании и по подразделениям/отделам на рабочих местах. - По охране труда есть журнал вводного инструктажа. - По охране труда есть журнал инструктажа на рабочем месте или приказ с перечнем должностей, освобожденных от этого инструктажа (м.б. весь офис). - Есть план эвакуации - Есть огнетушители и схема их расположения - Есть инструкции по охране труда, пожарной безопасности, ГО и ЧС.
Табель учета рабочего времени		На каждый месяц со всем сотрудниками.
Дополнительные (могут не быть)
Должностные инструкции
Положение об испытании (испытательном сроке)
Положение об аттестации
Положение о коммерческой тайне
Коллективный договор
Положение о структурных подразделениях
Договор о коллективной и/или индивидуальной материальной ответственности
Личные дела

[i] Ориентироваться на Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655 "Об утверждении форм проверочных листов...”