Организация экспертизы ценности документов архивного фонда Российской Федерации.

22. Организация экспертизы ценности документов архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности доков в оргции проводится: в делдстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для оргции и проведения работы по эц доков, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, вкл управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и др доктацию, Для эц и отбора на постоянное хранение научно-технической и др спецой доктации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из спецтов по этой доктации. В министерствах и ведомствах, др организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом рукля оргции из числа наиболее квалных работников в колве не менее 3 человек. В состав ЭК оргии в обязательном порядке вкл рук-ль архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно вкл представителя архивного учреждения, для которого данная оргия является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается 1 из рукщих работников оргии, курирующий ?ы делдства и архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) явлся: оргия и проведение эц доков на стадии делдства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; оргия и проведение эц доков на стадии подготовки их к передаче в архив оргции; оргция и проведение отбора и подготовки доков к передаче на постоянное хранение в госый или муниый архив. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: оргция ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел оргии, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по лс, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий доков, устных перечнями, и об определении сроков хранения доков, не предных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических доков по вопросам работы с доками в оргции.ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соот с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утвия руклем оргции. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения докв, устных типовыми и ведомственными перечнями доков с ук сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются рукем оргции только после их рассмния ЭПК соотщего архивного учреждения. Порядок проведения эц доков:эц доков осуществляется ежегодно работниками службы доу совместно с ЦЭК (ЭК) орг-ции под методическим руком архива. При проведении эц доктов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор доков постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор доков для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава доков, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие докты постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава докты постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся докты временного хранения, определяются по перечню доков с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел оргции. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения эц доков. Архив проводит эц доков при отборе их на постоянное хранение под методим руквом соот госного или муного архива. Подготовка элных доков к передаче в архив оргии состоит из след этапов: проверка физ состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соот с архивной описью (описями) элных доктов постоянного хранения и по лс; подготовка комплекта сопроводительной докции.

ЭЦД - изучение доктов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения доктов и отбора их на постоянное хранение (Осн правила работы архивов оргций, 2002г.) В соот с ФЗ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» ЭЦД подлежат все докты на носителях любого вида, находящиеся в фед собственности, собственности субъекта РФ или мунльной собственности. До проведения в установленном порядке ЭЦД уничтожение доктов запрещается. НазначениеЭЦД– отбор доктов для постоянного и временного хранения и для уничтожения. Необходимость ЭЦД объясняется неравнозначностью инфции управленческих доктов: одни док-ты после исполнения разовой задачи теряют свое значение, инфция др значима для практической и научной деят-ти -должна храниться постоянно. Задачи ЭЦД 1. отбор наиболее ценных док-в 2. определение сроков хранения док-в 3. уничтожение лишних док-в. По срокам хранения док-ты делятся на три группы: докты с постоянным сроком хранения; со сроком хранения свыше 10 лет; со сроком хранения до 10 лет. ЭЦД принципы:1. историзма – оценка док-та как продукта исторкой эпохи;2. всесторонности – рассмотрение различных аспектов каждого док-та – и содержания, и внешних особенностей;3. комплексности – оцениваются все док-ты орг-ции т. к. они связаны, могут повторять, дополнять или поглощать друг друга. Критерии ЭЦД:1. происхождения - оценивается роль и место орг-ции в системе гос. упр-я или конкретной отрасли; значимость выполняемых орг-цией функций; время и место образования док-та 2. содержания – оценивается значимость явлений, отраженных в док-тах, повторение инф-ции в др. док-тах; вид док-та, подлинность док-та; 3. внешних особенностей – оценивается форма удостоверения док-та (наличие подписей, дат, резолюций), форма фиксации и передачи содержания, особенности оформления, физич. состояние. 4. значение содержащейся в док-тах инф-ции – ценность док-та зависит от значимости события, отраженного в док-те, от полноты освещения, новизны, уникальности инф-ции.5. вида док-та – отдельно оцениваются оргционно-распоряд. док-ты, док-ты оперативной деят-ти, док-ты по личному составу. 6. повторения инф-ции док-та в др док-тах – очень важен, образ-ся большое кол-во док-в, в которых инф-ция повторяется.7. формы удостоверения док-та – оценивается юр. сила док-та, правильность оформления. 8. физического состояния – применяется в отдельных случаях, когда подлинный экз плохо сохранился, на хранение передается его копия, м/б приложена к подлиннику, экз наиб. ценных док-в подлежат реставрации. Нормативно-методической основой Э. являются разработки Росархива, в которых определены сроки хранения доктов (Основные правила работы архивов организаций 2002, Основные правила работы гос. архивов 2002, Перечень доктов, образующихся в деятельности оргций, с указанием сроков хранения 2000). Перечень док-в с указанием сроков хранения (П.)– нормат. док-т, в котором определены сроки хранения конкретных видов док-в. Роль перечней в проведении ЭЦД велика. им принадлежит ведущая роль в установлении док-в постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения, унификации сроков хранения по отдельным группам док-в орг-ций, для избавления от ненужных бумаг. Перечни предназначены для охраны, орг-ции и пополнения Архивного фонда РФ. Виды П.: а) Перечни доктов с указанием сроков хранения: 1. типовые - с униф сроками хранения для всех орг-ций (Перечень типовых управленческих доктов, образующихся в деятельности оргций, с указанием сроков хранения, 2000г.); 2. примерные (Примерный перечень док-в, образующихся в деят-ти кредитных орг-ций, с указ-ем сроков хранения, 2000) 3. ведомственные создаются отдельными ведомствами, имеющими большое кол-во нетипичной для остальных орг-ций докции (Перечень док-в, образующихся в деят-ти Гос. Думы Фед Собрания РФ, 1999) б) Перечни дотов подлежащих только постоянному хранению – Отбор на гос. хранение упр-ких док-в, образующихся в деят-ти орг-ций, 1997. Оргция и порядок проведения ЭЦД проводится в д/п (при составлении н/д, при формировании дел, подготовке дел для передачи в архив оргции после завершения их дп), в ведомствен.архиве (при подготовке дел к передаче на госхранение), в госархиве. В дп оргции экспертиза ценности проводится: при составлении н/д; формировании дел; подготовке дел для передачи в архив оргции после завершения их дп. На этапе составления н/д определяются сроки хранения дел, производится предварительная оценка важности доктов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения доктов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения. Н/д - систематический перечень заголовков дел, создаваемых в оргции, с указанием сроков их хранения. В н/д напротив заголовка дела уктся срок его хранения. Н/д переутверждается или составляется, если ее не было, в конце года на следующий год. в ней перечисляем предполагаемые к заведению дела и предполагаем сроки их хранения. Одно из основных требований, предъявляемых к н\д, - в дело не помещаются вместе докты постоянного и временного сроков хранения, так как дела с доктами постоянного и дела с доктами временного сроков хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле перемешаны докты разных сроков хранения, дело придется при подготовке к дальнейшему хранению переформировывать. Для проведения ЭЦД в орг-циях создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и вед-вах, крупных орг-циях, имеющих структурные подразделения создаются ЦЭК – центральные экспертные комиссии, которые контролируют деят-ть и оказывают метод. помощь ЭК. ЭПК – экспертно-проверочная комиссия соответствующего архива, контролирующая сохранение ценных док-в. ЭК согласует многие решения с ЭПК. Функции и права ЦЭК (ЭК), оргция ее работы определяются Примерными положениями об ЦЭК и ЭК, утвержденными приказами Росархива. эти полож-я явл-ся основой для разработки положений в оргциях. Конкретное полож-е об ЭК орг-ции утверждается руклем орг-ции. ЭК создается по приказу рук-ля и состоит не менее чем из 3-х наиболее квалифиц-ых работников, у которых большой опыт работы, знание структуры, деятельности, дп, состава док-в орг-ции. Председателем ЭК назначается один из рукщих работников орг-ции. функции ЦЭК (ЭК): оргция ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с ЭПК архива проектов н/д орг-ции, описей дел постоянного и временного хранения, по лс, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий доктов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения док-тов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических доктов по вопросам работы с доктами в орг-ции. Комиссия проводит заседания в соотии с планом работы, утвмым руклем орг-ции, не реже 2 раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются рукем орг-ции. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утвя рукем орган-ции. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных н\д, об изменениях сроков хранения доктов, устных типовыми и ведоственными перечнями доктов с укем сроков их хра-я, типовыми и примерными номе-рами дел, утвтся руклем орг-ции только после их расения ЭПК арх.учреж-я. ЭЦД проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руквом сотрудников архива оргции. В процессе экспертизы производится: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел, которые должны храниться временно (до 10 лет) в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество н/д, правильность установления сроков хранения доктов. в результате проведения ЭЦД выделяются 4 группы док-в с различными сроками хранения: подлежащие постоянному хранению в госархивах; подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве оргции; подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание доктов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности доктов и сроков их хранения только по заголовкам дел, вкл в н/д. Отбор доктов постоянного и временного (свыше 10 лет) осуществляется путем полистного просмотра доктов (отделить докты с постоянным сроком хранения от доктов временного хранения). Полистный просмотр док-в с отметкой "ЭПК" позволяет выявить док-ты, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие докты, д/б переформированы: докты с пост. и времен. сроками хранения формируют в самостоятельные дела. Сроки док-в временного хранения уточняют по перечням доктов или по н\д орг-ции. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК архивного учреждения. По результатам эцд составляется ряд доктов: опись дел постоянного срока хранения; опись дел временного (свыше 10 лет) хранения; опись дел по личному составу; акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе ДОУ оргции, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем оргции. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учрежд-я. Описи дел по личному составу согласовываются с ЭПК. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Оргция имеет право уничтожать дела, вкл в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения. В акт вкл дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей оргации (названия структурных подразделений указываются перед группой заголовков дел каждого подразделения). Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием колва дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по униф форме (в Основных правилах работы архивов орг-ций, 2002). Он подписывается должностным лицом, проводившим ЭЦД, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела пост. хранения утв-ся рук-лем ог-ции. Проведение ЭЦД в ведомственном архиве. осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на госхранение. При проведении ЭЦД в первую очередь анализируется оргционно-распоряд докция а также пла-новая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экз, докты временного хранения. Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции. со ссылками на распоряд докты). При наличии дублетной докции определяются структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экз. Оставление при необходимости в делах дублетных экз согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы - выявление доктов, содержащих повторяющуюся инфцию. На госхранение отбираются докты, обладающие наибольшей полнотой инфции. Остальные по согласованию с госархивом могут вкл в акт о выделении к уничтожению. В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и докты, категории которых определены госархивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни доктов, поступающих на госхранение, др нормативные и методические докты. Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу, актом о выделении к уничтожению доктов, не подлежащих хранению. Вс докты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них вкл докты одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения эпк рукль учреждения утвет акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Вкл в этот акт докты сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или оргции, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи,№ накладной, вес сданной макулатуры) уктся в акте о выделении к уничтожению доков. В учреждениях, не сдающих докты на госхранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся докты с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по лс (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные докты, акты о несчастных случаях), годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких оргций целесообразно вкл в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по лс и долговременного хранения представляется на утвние руклю учрния. После их утверждения выделенные к уничтожению докты сдаются в устном порядке в местные оргции, собирающие вторсырье.