Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е., следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы.

При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения.

2. Установление профильности документов тому или иному государственному архиву.

В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В ведомственном архиве экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе. Взаимодействие экспертных органов представлено на рис. 1.

Рис. 1. Экспертные органы Российской Федерации

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (ЭК) структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы.

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральной архивной службой в 1995 г.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации. Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству руководитель несет ответственность за сохранность документов.

Задачами ЭК является:

рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения; решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

критерии оценки происхождения документов;

критерии содержания документов;

критерии внешних особенностей документов.

Состав критериев экспертизы ценности документов представлен в табл. 1.

Кроме перечисленных общих критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения вопроса (проблемы) и др.

Таблица 1

Критерии оценки происхождения документа	Критерии содержания документа	Критерии внешних особенностей документа
Значение учреждения или лица в жизни общества Значимость событий (явлений предмета), отраженных в документе Время и место образования документа	Значение имеющейся в документе информации Повторяемость документной информации Целевое значение документа Разновидность документа	Подлинность Наличие резолюций, виз, пометок на документе Внешний вид Форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности Физическое состояние документа

Таким образом, экспертиза ценности документов сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документов еды.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой «систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения». Различают два типа перечней:

с указанием сроков хранения;

подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;

примерные для однородных организаций, например, для коммерческих банков;

ведомственные по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например, личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

Однако в типовых перечнях невозможно привести все документы, отражающие специфические особенности той или иной отрасли. И только ведомственный перечень содержит полную информацию о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства (Госстандарта РФ, например) или одной отраслевой системы (например, отрасли социальной защиты населения). Такая информация систематизирована в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности всех учреждений, организаций, предприятий отрасли (ведомства) и для специфических документов разработаны свои сроки хранения. Типовая документация входит составной частью в такие перечни со сроками хранения, приведенными в типовом перечне. В настоящее время в нашей стране продолжает действовать принятый в 1989 г.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, который уже значительно устарел.

Перечни документов, подлежащих постоянному хранению, разработаны только одного вида типовые. К ним в первую очередь относится Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, который ориентирован только на документы государственных учреждений и не отражает появление в стране организаций различных форм собственности, новых видов и разновидностей управленческих документов. Очень своевременным является появление нового перечня для негосударственных коммерческих предприятий, представляющего собой справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Этот перечень выпущен как в традиционной, так и в электронной форме содержит на дискете программу просмотра и выбора статей для формирования перечня управленческих документов конкретной организации.

Любой перечень состоит из основной части и вспомогательного аппарата. Основная часть описательные статьи представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и пронумерованных в порядке сквозной валовой нумерации.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

порядковый номер;

наименование видов и разновидностей документов;

сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня;

примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Классификационная схема систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, построена по функционально-отраслевому принципу.

Вспомогательный аппарат перечня включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и др.

Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

высшие органы государственной власти и управления;

центральные органы власти и управления;

органы власти и управления субъектов федерации;

учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

В некоторых ведомственных перечнях в качестве приложений иногда включаются примерные списки учреждений ведомственной системы, сгруппированных по звеньям перечня.

Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов.

Практическое задание:

Вопросы для обсуждения:

1. Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной (подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или уничтожение).

2. Экспертиза ценности документов: понятие, назначение.

3. Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов.

4. Экспертные комиссии, их функции, права.

5. Этапы проведения экспертизы.

6. Оформление результатов экспертизы.

7. Сроки хранения документов.

8. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.

9. Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов.

10. Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу.

11. Правила оформления и составления описи дел.

12. Порядок передачи дел в архив.

Задание

1. Составьте схему основных этапов и операций по передаче документов в архив или на уничтожение.

2. Изучите понятие и назначение экспертизы ценности документов

3. Выявите принципы и критерии определения научной, исторической и практической

4. ценности документов.

5. Составьте таблицу «Сроки хранения документов». Изучите порядок передачи дел в архив или уничтожения документов, правила оформления или составления описи дел.

⇐ Предыдущая 12