Оформление дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата трудовой книжки.

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка. Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения трудовых книжек.

· Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

§ Трудовым Кодексом;

§ Инструкцией заполнения трудовых книжек;

§ Правилами хранения, ведения трудовых книжек.

· Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

§ потеря работником;

§ негодное состояние документа;

§ наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);

§ утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае оформление дубликата имеет нюансы.

Причина Комментарии

Утеря § В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю. § При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения. § Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа. Сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону? Пример: Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего былуволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие трудовой книжки. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период. Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

Негодность Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она: ü порвалась; ü обгорела; ü сильно испачкалась; ü намокла. § В этих случаях работник обращается по последнему месту работы. § На титульном листе негодного оригинала ставится пометка «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. § Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки. § В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками, подтверждающих сведения о профессии, местах трудоустройства. § В случае отсутствия таковых составляется акт на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Наличие неверных данных При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

· Пошаговая инструкция оформления дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

Действия Комментарии

Письменное заявление о заведении ТК. § Гражданину необходимо составить письменное заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов. В нем присутствуют: ü причина утери; ü просьба о выдачи ТК; ü дата написания, подпись. § Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения. §Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК, которую предприятие затратило на его приобретение. Пример заявления:

Сбор сведений о стаже работника. § Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции). § Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность. § Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие). § В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы: ü личные дела и приказы; ü справки; ü удостоверения; ü трудовые договоры; ü членские и расчетные книжки. § Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. § Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

Приказ о выдаче дубликата. Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ (приказ) для выдачи дубликата: ü Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК. ü Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима. ü Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам. При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Оформление бланка ТК. § Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами. § Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке. § Обычно кадровики знают, как внести записи корректно: ü Даты прописываются арабскими цифрами. ü Не допускаются сокращения, помарки. ü Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой. ü В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат». Образец титульного листа: § Титульный лист содержит актуальную информацию: ü ФИО; ü дата рождения; ü образование; ü род деятельности. § Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы. § В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных: § Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала). § Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности: ü дата приема в организацию; ü сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода); ü данные документа, по которому вносились записи. § В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация. Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2016:

Внесение данных в книгу учета трудовых книжек. § После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все трудовые книжки сотрудников. § Так как документ является равносильным бланком трудовой книжки, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

Выдача дубликата на руки. § В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней. § Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Ø Разберем некоторые нюансы.

§ Выдан дубликат, но и оригинал нашелся.

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

§ Заверение сделанных записей.

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Если организация не имеет печати, то требования о проставлении печати в трудовой книжке и вкладышах в трудовую книжку не применяются. Печать проставляется такими организациями при ее наличии и указании на это в уставе общества.

§ Оформление дубликата уже уволенному работнику.

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат трудовой книжки. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.

Сбор информации, которая содержится в трудовой книжке, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов.