Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль

Деловой стиль — это специфическая форма существования языка, основная функция которого — обслуживание сферы официально-деловых отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их разнообразных форм деятельности. Традиционно в официально-деловом стиле выделяют три подстиля: законодательный (юридический), дипломатический и канцелярский (деловой, обиходно-деловой, документальный, административно-канцелярский). Первый включает в себя язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов, второй — язык дипломатических документов, относящихся к области международных отношений. Канцелярский подстиль включает в себя, с одной стороны, служебную переписку между учреждениями и организациями, а с другой — частные деловые бумаги.

Деловой стиль — самый «письменный», «книжный» в системе функциональных стилей литературного языка. Если расположить стили по шкале «разговорность» — «письменность», то полярными окажутся именно разговорный и деловой стили, что проявляется также и в тяготении к разным формам речи — устной и письменной. Разговорный стиль существует по правилам устной коммуникации и несет на себе отпечаток спонтанной, неподготовленной речи (неофициальность, субъективность, экспрессивность, ассоциативность, краткость). Деловой стиль, наоборот, определяется в целом правилами письменной коммуникации и тяготеет к письменной форме существования. Поэтому многие языковые особенности делового стиля, словообразовательные, морфологические, лексические, синтаксические, связаны с его материальной природой — фактурой письменной речи.

Тексты официально-делового стиля представлены разнообразием жанров: конституция, устав, дипломатическая нота, закон, приказ, распоряжение, договор, коммюнике, инструкция, жалоба, различного рода деловые письма и множество других. При этом с некоторыми из жанров деловых бумаг рядовой член общества сталкивается достаточно регулярно: составляет резюме при приёме на работу, оформляет заявление на отпуск, подаёт служебную записку, сдаёт отчёты о проделанной работе, заполняет анкеты для получения тех или иных документов и т.д. Безусловно, языковая форма и содержание документов с течением времени подвергаются серьёзным изменениям под влиянием социокультурной ситуации и политических трансформаций в обществе (ср. существовавшие в XIX в. и сейчас выглядящие совершенно архаичными специфические обороты типа «Ваша светлость», «Соблаговолите явиться», «За сим остаюсь»). Однако, несмотря на все исторические перипетии, официально-деловой стиль выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Основные функции текстов официально-делового стиля — информационная, предписывающая и констатирующая — по-разному реализуют себя в разных жанрах в зависимости от сфер деятельности. Выражение правовой воли в деловых документах определяет характерные свойства и основные черты и самой деловой речи, и моделей построения текстов. При всех различиях как в содержании отдельных жанров и документов, так и в степени их сложности и трафаретности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты.

1. Объективность. Требование объективности (достоверности) означает, что тексты делового стиля должны отражать исключительно фактическое состояние дел, давать непредвзятую оценку событий. Именно поэтому деловой речи свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Основная тональность деловых документов — беспристрастная констатация и изложение фактов в логической последовательности.

Потребность обозначить независимость содержания от настроения и эмоций диктует отказ от выразительных средств (метафор, эпитетов, риторических фигур, эмоционально окрашенной лексики). В деловом стиле не используются слова и выражения, характерные для неформальных, неофициальных отношений собеседников, в нём недопустимы элементы нелитературного языка: диалектизмы, жаргонизмы, просторечные слова.

Именно из-за требования объективности в деловом стиле практически не используется форма первого лица: она допустима только в ограниченном числе ситуаций, например при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т.п. Однако даже в этих случаях форма написания многих документов клиширована и ориентирована на безличность, например (в заявлениях, расписках и т.п.).

2. Официальность. Поскольку документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчёркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, тексты официально-делового стиля создаются с двумя целями:

А) информирование о заключённых в них сведениях;

Б) предписание к исполнению соответствующего решения.

Императивный характер изложения, который указывает на недопустимость уклонения от действия, особенно часто используется в документах законодательного, а также в некоторых которых жанрах канцелярского подстиля, например приказа. Именно поэтому многие глаголы содержат в себе значение предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и пр. Регулярно подобного рода глаголы встречаются в форме инфинитива со специфическим (императивным) значением (ср.: По газонам не ходить! Руками не трогать! К стеклу не прислоняться!).

В других жанрах канцелярско-административного стиля жёсткость побуждения может быть ослаблена. Так, в жанре заявления используется форма прошу предоставить отпуск вместо формы повелительного наклонения предоставьте мне отпуск. В деловых письмах используются слова рекомендуем, предлагаем, советуем, приглашаем и т.д.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, поэтому используемая в ней лексика предельно обобщена в смысловом плане. Для документа первейшее значение имеет юридическая сторона вопроса, а не конкретный факт, поэтому предпочтение отдаётся родовым понятиям, например: транспортное средство (самолёт, поезд, автобус и т.д.), населённый пункт (деревня, село, посёлок, город, и т.д.), водоём (озеро, пруд, водохранилище и т.д.), комнатные растения (фикус, фиалка, гибискус, цикламен и т.д.) и др.

Официальность и регламентированность определяют и жёсткую жанровую отнесённость каждого текста на основе его содержания, композиции, специфики используемых языковых средств. Например, даже такое короткое предложение, как Прошу освободить меня от занимаемой должности, отражает особенности официально-делового стиля, административно-канцелярского подстиля, жанра заявления.

3. Точность. Известный лингвист Л.В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля следующим образом: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной». Регламентирующая функция официально-деловой речи предполагает однозначность прочтения документа. В связи с этим каждый текст должен максимально точно излагать требуемую информацию, чтобы в принципе исключить возможность инотолкований (в противном случае возникнет ситуация, описанная в русской пословице «Закон что дышло: куда повернёшь — туда и вышло»).

Официальный документ будет выполнять своё назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно эта цель определяет как собственно лингвистические черты официально-деловой речи, так и её композицию (рубрикация, выделение абзацев и параграфов и др.). Вспомните, например, как выглядят и структурируются анкета на получение паспорта, листок по учёту кадров, квитанция на оплату жилищно-коммунальных услуг и т.п.

Требование точности изложения заставляет отказываться от использования синонимов в пользу повтора одного и того же слова. Кроме того, для делового стиля характерно использование полных наименований и их «заменителей» - сложносокращенных слов и аббревиатур, позволяющих, с одной стороны, сохранить точность, а с другой стороны, избавить текст от излишней громоздкости. Ср.: Министерство внутренних дел Российской Федерации и МВД России; Российское агентство по патентам и товарным знакам и Роспатент; общество с ограниченной ответственностью и ООО.

Одно и то же слово (прежде всего, существительное) в официально-деловых бумагах может повторяться неоднократно, даже в рядом стоящих предложениях, и не заменяться местоимением. В публицистике, частной переписке или в художественном тексте подобное употребление квалифицировалось бы как тавтология. Однако в официально-деловом стиле такие повторы функционально обусловлены: с их помощью также удаётся избежать неверных толкований.

Точности служат и специфические устойчивые словосочетания, характерные прежде всего для языка канцелярских бумаг, например: высшее учебное заведение, налоговая декларация, закрытое акционерное общество, товарищество собственников жилья и пр. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированному используемых языковых средств, что придаёт текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.

4. Стереотипность (стандартизованность). Деловое общение стремится свести отношения к однотипным, стандартным ситуациям, тем самым определяя стандартизованную речевую манеру официального стиля. В ходе многовекового развития деловая речь накопила огромное число проверенных практикой терминов, формул, оборотов речи и моделей построения текстов. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативную насыщенность документов, облегчает их восприятие и оценку специалистами.

Именно поэтому, в частности, в официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если при первом употреблении фамилия написана с двумя инициалами, например, Малев Э. Г. или Э.Г. Малев, то на протяжении всего документа она должна писаться так же.

Требование стандартности накладывает запрет и на неологизмы и окказионализмы, даже образованные по традиционным моделям, например: недореставрация, переасфальтирование, фермеризация, отксерить, журнализм, — а также слова, относящиеся к разговорной лексике, например: кассирша, депутатка, продавщица, докторша, генеральша, кладовщица. Попутно отметим, что для называния лиц по профессии, специальности и роду занятий официально-деловой язык использует только формы мужского рода: секретарь М.В. Левина, продавец О.А. Малышева, адвокат И.А. Савельева. Использование таких разговорных слов, как «секретарша», «продавщица», «адвокатесса», недопустимо.

При этом необходимо помнить, что в официально-деловом стиле регламентируются не только собственно форма (композиция и использование тех или иных слов и выражений), но и состав элементов содержания, которые называются реквизиты. Так, доверенность содержит такие обязательные реквизиты, как:

1) указание полного имени того, кто доверят (поручает вместо себя произвести какие-либо действия);

2) указание данных документа, подтверждающего его личность,

3) указание полного имени того, кому доверяют (того, кто будет совершать порученные ему действия),

4) указание данных документа, подтверждающего его личность,

5) указание, какие именно действия поручается выполнить доверенному лицу,

6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность данных сведений (учреждение, обычно печать отдела кадров).

Все перечисленные особенности официально-делового стиля обусловливают и языковую специфику документов.

На словообразовательном уровне наиболее ярким отличием языка официально-деловых бумаг является использование разного рода сокращений. Сокращенная запись слов позволяет уместить максимальное количество информации в минимальном объёме текста. Однако при использовании сокращений необходимо помнить о нескольких правилах. В случае если документ, в котором употреблено слово в сокращённом виде, предназначен для очень широкого круга лиц, сокращение должно быть заменено полным написанием. Разумеется, написание сокращений должно быть унифицировано: недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «господин» то как г., то как г-н. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

В деловой речи широко представлены отглагольные существительные, которые в официально-деловом стиле гораздо более частотны, чем в других стилях: прибытие поезда, предоставление жилплощади, превышение скорости, неуплата налогов, обслуживание населения, пополнение бюджета, принятие мер и т.п.

Характерная особенность делового стиля — активное образование существительных от глаголов бессуффиксным способом типа отстрел от «отстрелять», выгон от «выгонять», забор от «забирать» и т.д. (Ср. литературные и канцелярские варианты слова: обжигание — обжиг, промывание — промыв, подогревание — подогрев и др.)

Типичны для делового языка и сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросдатчик, работодатель, материально-технический, профессорско-преподавательский, вышеуказанный, нижепоименованный, роботехнические машины, андронный коллайдер, военно-космический комплекс, аудиторская проверка, торгово-сырьевой и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

На лексическом уровне официально-деловых бумаг особое, центральное место занимают так называемые «канцеляризмы» — слова (словосочетания, грамматические формы и конструкции), употребляемые в деловых («канцелярских») документах в качестве устойчивого шаблона или своего рода клише. Основной пласт канцеляризмов составляют слова с ярко выраженной функционально-стилистической окраской, например: кредитор, ходатайство, ответчик, должностная инструкция, договор купли-продажи, заключение под стражу, долгосрочная поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др., а также сугубо профессиональные термины (пени, юрисконсульт, кондоминиум и др.) и небольшое количество архаизмов (нижеподписавшийся, надлежащий и др.).

Важной чертой официальных документов является широкое использование сложных предлогов: в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении и др.

Употребление канцеляризмов вне официально-делового стиля (в разговорной речи, в частной переписке, в публицистике) считается грубым нарушением норм русского литературного языка и свидетельствует о низком уровне культуры речи говорящего. В своё время, в середине 1960-х годов, К.И. Чуковский назвал подобное неуместное употребление канцеляризмов «канцеляритом», отметив: «Недуг этот в тысячу раз зловреднее всяких жаргонов, так как может привести — приводит! — нашу современную речь к худосочию, склерозу и хилости».

Для официально-делового стиля характерны сокращение числа значений у многозначных слов, упрощение их смысловой структуры, стремление к однозначности. Поэтому нередко в текстах данного стиля приводятся точные определения применяемых слов и часто употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением, функцией или действием понятий (отсюда клишированная фраза — ...в дальнейшем именуемый (арендатор, исполнитель, покупатель и т.д.).

Официальность, строгость изложения подчёркивается обозначением тех или иных лиц с помощью слов, называющих их профессию, должность, род занятий или выполняемую в данной ситуации функцию (истец Егоров И.С, доцент Ефремов В.А., следователь Гребянюк М.И., исполнитель Белокрылое С.А. и т. п.).

Как уже отмечалось, для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Вместо них часто используются стандартные обороты речи типа: в силу сложившихся обстоятельств; по причине несходства характеров; в связи с распоряжением правительства; принять во внимание; довести до сведения; в порядке оказания материальной помощи; вопреки тяжелому положению, сложившемуся..., — которые вследствие постоянного воспроизведения в служебных документах приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

На морфологическом уровне наиболее характерной особенностью официально-делового стиля является нанизывание падежей — расположение цепочкой, обычно с последовательным подчинением, нескольких одинаковых падежных форм, например: процесс развития движения за укрепление сотрудничества; составление программы конференции по проблемам изучения языков народов Крайнего Севера.

Из спрягаемых форм глагола особо выделяется так называемое «настоящее предписания»: Патентный поверенный осуществляет ведение дел с федеральным органом исполнительной власти по интеллектуальной собственности (Федеральный закон «О патентных поверенных»). Значение этой временной формы заключается в том, чтобы либо обозначить функцию человека, занимающего ту или иную должность, либо указать на действие, которое закон предписывает произвести.

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки и аналогичные им.

Для обозначения причины и следствия очень часто употребляется предлог по с дательным падежом: по служебной обязанности, по семейным обстоятельствам, по болезни, по нерасторопности, по уважительным причинам и т.д.

На синтаксическом уровне также можно выделить ряд особенностей.

Активно используются пассивные конструкции. С одной стороны, сказуемое часто выражено страдательной формой причастия: Лицо, впервые совершившее преступление небольшой или средней тяжести, может быть освобождено от уголовной ответственности, если оно примирилось с потерпевшим и загладило причинённый потерпевшему вред (Уголовный кодекс РФ). С другой стороны, встречаются многочисленные сказуемые в форме возвратных глаголов типа: строительство ведётся; дело передаётся; предоставляется возможность; прокурор извещается, — хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

Простые предложения часто осложняются разного рода синтаксическими конструкциями (уточняющие определения и обстоятельства, причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции, представленные в скобках), что обусловлено необходимостью в полной мере исчерпать предмет сообщения. Таким образом, среди всех функциональных стилей русского языка именно в официально-деловом стиле — самые объёмные предложения: они могут насчитывать десятки и даже сотни слов.

Вопросительные и восклицательные предложения в официально-деловом стиле не употребляются. Из односоставных предложений активно используются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) — определённо-личные предложения: В связи со сложившимися обстоятельствами... необходимо обеспечить...; При необходимости... придётся сократить...; Советую...; Обращаем Ваше внимание...

Ещё одна особенность официально-деловой речи — использование так называемых «расщеплённых сказуемых» — глагольно-именных словосочетаний, которые в деловом языке часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм: произвести замену (вместо «заменить»), принять решение (вместо «решить»), объявить благодарность (вместо «поблагодарить»), нести ответственность (вместо «отвечать») и т.д. Такие конструкции широко проникают в деловой язык в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказать нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Кроме того, расщеплённые сказуемые не только называют действие, но и выражают определённые дополнительные смысловые оттенки, точнее квалифицируют те или иные явления.

Особенностью синтаксиса официально-делового стиля является также преобладание косвенной речи. К прямой речи прибегают лишь в тех случаях, когда законодательные акты и другие документы цитируются дословно.

Важную роль в создании официально-делового текста играют и такие средства, как абзацирование, рубрикация, выделение ключевых слов шрифтом. Лицу, составляющему тот или иной документ, необходимо знать не только всю передаваемую информацию и реквизиты жанра, их взаимосвязь и последовательность изложения, но и особенности собственно языковой организации текста, которые подчас выглядят весьма специфично. Однако только совокупность всех этих знаний о правилах оформления документа и может гарантировать правильность его написания.