Документация и инвентаризация

4. Документация и инвентаризация

Инвентаризация (5) – способ определения фактического наличия ТМЦ и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия, имущества на предприятии.

2. Контроль за сохранностью имущества.

3. Выявление не используемого имущества.

4. Проверка соблюдения правил и условий хранения имущества.

5. Проверка реальности стоимости, учтенной в балансе имущества.

Предприятие самостоятельного определяет время и сроки инвентаризации, кроме обязательной инвентаризации.

Обязательная инвентаризация:

1. Передача имущества предприятия в аренду;

2. Приватизация;

3. При реорганизации предприятия;

4. Перед составлением годовой отчетности;

5. При выявлении факта недостачи;

6. При смене МОЛ;

7. В случае стихийных бедствий;

8. При переоценке имущества;

9. При ликвидации предприятия.

Ответственность за проведение инвентаризации несет руководитель фирмы, а главный бухгалтер контролирует.

Этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап – на крупных предприятиях создается постоянно действующая комиссия в составе руководителя, гл. бух., начальников отделов, юристов. Инвентаризация назначается руководителем своим распоряжением, в котором указана дата проведения и состав комиссии.

2. Проверка наличия ТМЦ.

3. Документальное оформление результата. Проведение инвентаризации оформляется инвентаризационной описью в 3 экземплярах, исправления не допускаются. Четко и грамотно должны быть написаны цена, количество и сумма. Наименование ТМЦ и количество показано в описи по номенклатуре и на каждой странице описи прописью указано число порядковых номеров и количество натуральных показателей записано на каждой странице.

4. Принятие решения руководителя по результатам инвентаризации. Окончательный результат инвентаризации оформляется актом проверки. В акте по каждому виду ТМЦ показывают остатки по учетным данным и фактическим остаткам (излишек, недостача). По каждому случаю недостачи или излишка МОЛ дает письменное объяснение.

Оформление результатов инвентаризации

1. Недостачи сверх нормы естественной убыли списывается на виновное лицо. В случае, когда виновное лицо не обнаружено, то недостача списывается на прочие расходы предприятия.

Пример, при инвентаризации склада обнаружена недостача материалов на сумму 1000 р., недостачу списали на МОЛ, который внес 0,5 суммы в кассу, а оставшуюся часть удержали с з/п.

Д К ∑

94 10 1000

73/2 94 1000

50 73/2 500

70 73/2 500

Пример 2, обнаружена недостача товара на 5000р., виновник не найден.

Д К ∑

94 41 5000

91/2 94 5000

2. Недостача ТМЦ подлежит оприходыванию по рыночной стоимости и относится на финансовые результаты деятельности предприятия

Пример, при инвентаризации обнаружены лишние деньги в кассе – 10000р.

Д К ∑

50 91 10000

91/9 99 5000

3. Убыль ценностей в пределах нормы списывается на издержки производства.

Документы – письменное отражение о совершенных хозяйственных операциях.

Каждый документ (3) должен иметь обязательные реквизиты:

1. Наименование;

2. Название и адрес сторон;

3. Дата составления;

4. Код формы;

5. Содержание операции;

6. Единицы измерения;

7. Наименование должностных лиц и их подписи.

Требования к составлению документов:

1. Четкость и разборчивость данных;

2. С помощью ручной записи или применение ЭВМ;

3. Исправления в банковских и кассовых документах не допускаются.

4.Незаполненные пробелы прочеркиваются

Классификация документов:

1. По назначению документы делятся на:

а) распорядительные (11);

б) оправдательные;

в) комбинированные;

г) документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные содержат в себе указ (распоряжение или дает право на совершение операции). Эти документы не подтверждают факты совершения операции и не является основой для её отражения в учете.

Оправдательные (7) - служат основой для отражения уже совершенных операций. (накладная, акт о проведении инвентаризации).

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляет уже совершенные операции. (ПКО, РКО).

Документы бухгалтерского оформления – составлены и используются для нужд бухгалтерии. (Справки об обнаруженных ошибках в учетных записях).

2.По способу охвата операции документы делят на:

а) Разовые (10) – оформляют одну хозяйственную операцию.

б) Накопительные (6) – отражают однородные разовые операции в порядке их составления;

в) Группировочные (2) – отражают информацию из однородных, разовых документов, сгруппированных по видам материалов или затрат.

3. По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные (8) и сводные (12). Первичные документы составляются в момент совершения операции. Сводные составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них. (Кассовый и товарный отчет).

Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам должны быть предварительно обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Проверка документов (9) – проверка соблюдения формы реквизитов, проверка законности совершенной операции, арифметическая проверка.

2. Таксировка (13) – перевод натуральных измерений в денежный.

3. Гашение документов (1) – отметка на документах об их использовании, может быть перечеркивание или штамп – погашено.

4. Группировка документов по однородным признакам – касса, расчетный счет, расчеты с поставщиками.

5. Перенос содержания документов в учетные регистры. Учетные регистры – книги, карточки, свободные листы.

6. Подшивка документов по группам (касса) и сдача в архив (от 5 до 75 лет).

Документооборот (4) – движение документов от момента его составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Основные этапы:

1. Составление и оформление документов.

2. Движение документов по рабочим местам.

3. Приемка документов в бухгалтерию.

4. Обработка документов в бухгалтерии. На документах расставляется котировка – указание корреспондентских счетов, участвующих в хозяйственной операции. (Д и К).

5. Сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Ответственность несут лица, составляющие документ.