1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
производится приказом директора предприятия по представлению
1.4. Заведующий архивом должен знать:
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
1.4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
1.4.4. Структуру предприятия, учреждения, организации;
1.4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
1.4.6. Основы организации производства, труда и управления.
1.4.7. Законодательство о труде.
1.4.8. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.4.9. Правила и нормы охраны труда.
1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
1.5.1. Положением об архиве предприятия.
1.5.2. Настоящей должностной инструкцией.
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно
1.6.1. Директору предприятия;
1.6.2. Иному должностному лицу.
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.
2. Должностные обязанности
2.1. Заведующий архивом:
2.1.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2.1.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.1.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.1.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.1.5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.1.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
2.1.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
2.1.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.1.9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.1.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
2.1.11. Составляет установленную отчетность.
2.1.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .
2.1.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.1.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
2.1.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
2.1.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
3. Права
3.1. Заведующий архивом вправе:
3.1.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.1.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3.1.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
3.1.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.2. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
3.2.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
3.2.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
3.3. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.4. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
4. Ответственность
4.1. Заведующий архивом несет ответственность:
4.1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с
Л.Н.Куприянова