Техническое задание для организации и проведения фестиваля-конкурса «Всероссийская студенческая чир данс шоу лига»

Иваново 3-5 ноября

1. Общее администрирование Фестиваля-конкурса:

1. 1. Для организации и проведения Фестиваля-конкурса в г. Москве и в г. Санкт-Петербург создается федеральная исполнительная дирекция, а в г. Иваново региональная исполнительная дирекция Фестиваля-конкурса.

1. 2. Для решения оперативных вопросов создается региональная исполнительная дирекция, которая включает: центральный штаб, штаб во всех местах проживания участников и на площадках проведения конкурсных испытаний (оперативные штабы), служба по работе с участниками, служба материально-технического обеспечения, служба по работе со зрителями, протокольно-наградная служба, служба по работе с жюри, служба организации проживания, служба организации питания, пресс-центр.

1. 3. К организации работы всех служб Фестиваля-конкурса должны быть привлечены волонтеры из числа студентов образовательных организаций региона.

· Кураторы команд – 14 человек;

· Медиа-группа – 4 человека;

· Кураторы по питанию участников – 4 человека;

· Кураторы церемонии открытия и закрытия мероприятия - 1 человек;

· Секретарь жюри – 1 человек;

· Кураторы автобусов – 3 человека;

· Протокольно-наградная служба (девушки – белая рубашка, черная юбка) – 4 человека;

· Сопровождающие почетных гостей и экспертов – 3 человека;

· Кураторы по заселению участников – 2 человека.

· Кураторы регистрации участников;

· Техническая группа – 2 человека.

2. Организация размещения и проживания участников:

2. 1. Участники Фестиваля-конкурса размещаются командами в гостиницах, категории не менее 2* в 1-4-местных номерах, которые круглосуточно обеспечиваются электричеством, отоплением, горячей и холодной водой. Обязательно обязательно с удобствами в номере (туалет и душ/ванна). Санузел и ванная комната (душевая) должны быть в номере.

2. 2. В каждом месте проживания должна находиться питьевая горячая и холодная вода (в наличии круглосуточно) и пластиковая посуда, туалетная бумага, мыло в каждом туалете.

2. 3. В каждом месте проживания должны быть установлены информационные стенды для размещения всей необходимой информации и оформленные в стиле Фестиваля-конкурса. При необходимости в каждом месте проживания должна быть оборудована багажная комната для хранения вещей.

2. 4. В местах проживания должен быть обеспечен выход в Интернет (Wi-Fi или иные точки доступа), должны быть гладильная комната. Помещения для проживания должны удовлетворять нормам пожарной безопасности в соответствии с Приказом МЧС России от 20 июня 2003 г. №323 «Об утверждении норм пожарной безопасности «проектирование систем оповещения людей о пожаре в зданиях и сооружениях (НПБ 104-03)».

2. 5. Места проживания участников согласовываются не позднее чем за 30 дней до начала Фестиваля-конкурса.

3. Организация питания участников Фестиваля-конкурса:

3. 1. Места участников Фестиваля-конкурса (столовые, кафетерии) должны находиться в шаговой доступности с местами проведения мероприятий Фестиваля-конкурса;

3. 2. В течение проведения Фестиваля-конкурса все участники ежедневно обеспечиваются 3-х разовым питанием (завтрак, обед, сухой паек и ужин), которое должно организовываться не более чем в две смены. Меню на каждый день должно быть согласовано с Федеральной дирекцией Фестиваля-конкурса не менее чем за 15 дней до начала Фестиваля-конкурса. Каждый прием пищи должен включать не менее 4 блюд (салат/закуска, горячее на выбор, первое (обед), десерт и напиток). Завтрак при отеле должен быть организован по системе «шведский стол». Мясной рацион должен состоять только из следующих видов мяса: говядина/курица/индейка/рыба. Свинина должна быть исключена.

3. 3. Питание должно обеспечиваться в соответствие с требованиями и нормами, предусмотренными государственными стандартами Российской Федерации и санитарно-эпидемиологическими правилами ГОСТ Р 50762- 2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Услуги общественного питания. Классификация предприятий общественного питания» (утверждено приказом Ростехрегулирования от 27. 12. 2007 г. № 475-ст), СП 2. 3. 6. 1079-01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья», утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 8 ноября 2001 г. № 31) (Приложение №1).

4. Система обеспечения внутренним транспортом участников Фестиваля-конкурса:

4. 1. Участники Фестиваля-конкурса должны быть обеспечены автобусами для проезда от железнодорожных вокзалов, автостанций, аэропортов к местам проживания и обратно. Должна обеспечиваться доставка участников к местам проведения конкурсных мероприятий, заявленных в программе и обратно, экскурсионное обслуживание. На каждом транспортном средстве всегда должен присутствовать опознавательный знак Фестиваля-конкурса в виде таблички, наклейки на лобовое стекло с указанием маршрута движения. В каждом автобусе работает куратор данного транспортного средства. Каждый куратор должен иметь исправно работающий мобильный телефон с местной сотовой связью и возможностью оперативной связи с делегациями и штабом Фестиваля-конкурса. Руководитель транспортной службы (логист Фестиваля-конкурса) согласовывает график передвижения, согласно программе и согласовывает его не менее чем за 10 дней до начала Фестиваля-конкурса.

4. 2. Для обслуживания Фестиваля-конкурса потребуется не менее 4 автобусов не ранее 2008 года выпуска, не менее 45 посадочных мест каждый. Водитель транспортного средства во время перевозки участников Фестиваля-конкурса должен быть опрятно одет, приветлив, не должен курить в автобусе, не должен покидать автобус, при наличии в нем участников.

4. 3. Обеспечение транспортом должно производиться строго в назначенное руководителем транспортной службы время. Расписание движения транспорта должно быть ежедневно вывешено на информационных стендах в местах проживания и в местах проведения мероприятий Фестиваля-конкурса.

5. Условия приема экспертов, федеральной дирекции, учредителей и официальных гостей:

5. 1. Федеральная дирекция организует формирование состава экспертов (не менее 3 человек), официальных гостей (не менее 10 человек), представителей федеральной дирекции (не менее 2 человек);

5. 2. В Регионе создаются необходимые условия для работы федеральной дирекции в течение 3 дней (проживание: улучшенных номера с удобствами, с удобствами в номере), 3-разовое питание (или суточные на питание), рабочий кабинет с необходимым офисным оборудованием (компьютер, принтер) с обязательным стационарным интернетом, набором канцелярских товаров);

5. 3. Питание экспертов обеспечивается в ресторане/кафе, не реже 3-х раз в день (завтрак (шведский стол), обед (горячее на выбор, суп, салат на выбор, десерт, напиток), ужин (горячее на выбор, закуска или салат, десерт, напиток). В местах проживания (в номерах) ежедневно обновляется мини-бар с питьевой водой, соком и фруктами;

5. 4. Для перевозки экспертов и официальных гостей легковые комфортабельные автомобили, не ранее 2010 года выпуска каждый (легковые автомобили индивидуально согласовываются по экспертам). Водитель транспортного средства во время перевозки экспертов Фестиваля-конкурса должен быть опрятно одет, приветлив, не должен курить в автомобиле;

5. 5. Для работы Федеральной дирекции Фестиваля-конкурса на все время пребывания закрепляется легковой автомобиль с водителем в круглосуточном доступе.

5. 6. Организация кофе-брейка и фуршета в день проведения конкурсных испытаний для экспертов и почетных гостей (кофе, чай, сливки, сахар, печенье, сырная тарелка, фруктовое ассорти).

6. Организация и проведение парада открытия и закрытия Фестиваля-конкурса:

6. 1. Организацией и проведением парада открытия Фестиваля-конкурса занимается член федеральной Дирекции.

6. 2. Концепция открытия и закрытия Фестиваля-конкурса разрабатывается федеральной дирекцией (порядок выступлений показательных номеров).

7. Организация свободного времени участников:

7. 1. В целях организации свободного времени участников региональная дирекция предлагает и согласовывает с федеральной дирекцией программу свободного времени, которая включает бесплатную обзорную экскурсию по городу, вечернюю программу и пр.

8. Обеспечение безопасности мероприятий:

8. 1. В связи с приездом большого количества участников и гостей в субъекте должны быть введены усиленные меры безопасности;

8. 2. Места проживания и места проведения мероприятий Фестиваля-конкурса должны находиться под охраной.

9. Медицинская помощь:

9. Все участникам и гостям Фестиваля-конкурса в случае необходимости должна быть оказана медицинская помощь. Должно быть организовано дежурство врачей, в том числе, дежурство кареты скорой помощи не менее 6 часов (во время репетиции и конкурсных испытаний).

Также региональная дирекция должна заранее приклепить поликлинику/больницу в случае экстренного вызова скорой помощи.

10. Сувенирная и наградная продукция, атрибутика:

10. 1. Для участников, организаторов, волонтеров и экспертов должны быть изготовлены комплекты атрибутики. Комплекты атрибутики не позднее чем за 15 дней до Фестиваля-конкурса должны быть согласованы.

10. 2. Обязательно комплект атрибутики должен включать значок, леденец с логотипом мероприятия, брошюра и сувенир Ивановской области.

10. 3. Атрибутика оперативно выдается в день заезда на регистрации всем участникам Фестиваля-конкурса, членам Дирекции, экспертам по приезду - учредителям и официальным гостям.

11. Организация площадки проведения Фестиваля-конкурса:

11. 1. Для проведения конкурсных испытаний должен быть подготовлен спортивный зал размером не менее 42 на 24 метра. В спортивном зале должны быть установлены трибуны, вместимостью не менее 200 посадочных мест. Зал должен быть оборудован следующем световым, звуковым оборудованием:

11. 1. 1. Прожектор с полным вращением Moving Head Robe Robin 600 LedWash 37 led RGBWх10w. (Robe). (не менее 4 шт. ) или аналог.

11. 1. 2. Прожектор профильный 36° CE Sours Four 750. (Electronic Theatre Controls). USA (не менее 8 шт. ) или аналог.

11. 1. 3. Прожектор ParLite Led (Silver) 36 Seoul leds, 1. 2w each RGBW. (Coemar). Italy (не менее 10 шт. ) или аналог.

11. 1. 4. Прожектор Led Bar (Black) 25w * 12pc (5 in 1 RGBW) (не менее 10 шт. ) или аналог.

11. 1. 5. Ферма алюминиевая TQ 29 х 29 V 200 CXV. MDM Technology (не менее 9 шт. )

11. 1. 6. Рэковая стойка: Диммер (LM-5) 12 каналов пo 5 kw – 1 шт.

11. 1. 7. Блок дискретных включений (LM-200) 1 шт. – 18 каналов по 5 kw.

11. 1. 8. Блок силовой распределительный Power Distribution MDMt 1001 – 1 шт.

11. 1. 9. Преобразователь DMX-512 контроллер (LM-248) – 1 шт.

11. 1. 10. Блок гальванической развязки Splitter (LM-4) – 1 шт.

11. 1. 11. Комплект силовой, сетевой коммутации и проводов управления.

11. 1. 12. Пульт для управления светом. Hybrid lighting concole Jands Hog-1000 – 1 шт.

11. 1. 13. Передатчик DMX сигнала (не менее 3 шт. ).

11. 1. 14. Электрический тельфер цеповой. Lodestar CM 500 (18m) USA (не менее 2 шт. ) и комплект такелажа для подвесов.

11. 1. 15. Звездное небо 8 каналов (белый светодиод) лицевой материал бархат 100% хлопок 270 г. /кв. м, с огнезащитной пропиткой (высота 10 м, длина 4 м).

11. 1. 16. Микрофон PZM microphone, не менее 2 шт.

На спортивной площадке должен быть предусмотрен черный тканевый задник от потолка до пола, закрывающий всю стену, а также темные шторы на 2 окна.

11. 2. Для проведения награждения участников Фестиваля-конкурса должна быть предусмотрена конфетти-машина (конфетти золотого и фиолетового цветов).

11. 3. Для фотографирования команд должен быть предусмотрен брендвол с логотипами мероприятия, организаторов и партнеров, размером не менее 6*3м.

12. Наградная атрибутика Фестиваля-конкурса:

Наградная атрибутика для призеров Фестиваля-конкурса:

· 8 кубков

А) 6 кубков для команд-призеров на каменном основании. Высотка: 3 место – не менее 29 см (2 шт. ), 2 место – не менее 33 см (2 шт. ), 1 место – не менее 39 см (2 шт. ), диаметр чаши не менее 100 мм. Табличка на подиум (основание) не менее 60 * 24мм с информацией о мероприятии.

Б) Кубок для победителя «батла маскотов» на каменном основании. Высотка кубка не менее 24 см, диаметр не менее 80мм. Табличка на подиум с информацией о мероприятии.

В) Кубок для команды-победительницы общего зачета на каменном основании. Высотка кубка не менее 45 см, диаметр не менее 100мм. Табличка на подиум с информацией о мероприятии.

· 120 медалей - медали за 1 место, 2 место, 3 место (по 40 шт. ). Диаметр медали 70 мм, задник медали – наклейка с логотипом и информацией о мероприятиии. Эмблема (1, 2, 3 место спереди) диаметром не менее 30 мм. Лента на усмотрение.

· Рамки 60 шт.
Формат А4. В стекле, материал обводки под золото, либо серебро (по согласованию).

· Грамоты, дипломы, благодарственные письма. Дизайн-макет по согласованию. Формат А4. Печать 4+0, цветная печать. Дизайнерская бумага, плотность 250гр.

· Пластмассовые бутылки для воды с логотипом мероприятия – 120 шт.

13. Программа Фестиваля-конкурса:

13. 1. Все конкурсные испытания, парад открытия, парад закрытия и награждения команд Фестиваля-конкурса должен сопровождать профессиональный ведущий, имеющий опыт работы на подобных мероприятиях.

13. 2. Церемония открытия должна включать выступление профессиональной команды черлидеров (дети, юниоры) с использованием флагов (партнеры, организаторы, университеты-участники).

13. 3. Перерывы мероприятия должны быть заполнены показательно-развлекательными номерами спортсменов и артистов Ивановской области.

14. Организация фото и видеосъемки:

14. 1. По ходу всего мероприятия должна быть организована репортажная фотосъемка (не менее 3 фотографов) на профессиональный зеркальный фотоаапарат с использованием стандартной и длиннофокусной оптики, а также видеосъемка всей конкурсной программы видеокамерой Full HD (общий план) и видеосъемка Full HD с последующим монтажом и выпуском видеофильма в формате Full HD, содержащего общие и крупные планы команд-участниц.

14. 2. Должно быть организовано фотографирование каждой команда во время парада открытия, награждения и после выступления в холле на фоне брендволла.

14. 3. Должен быть предоставлен SMM, который будет обеспечивать съемку в автобусах, гостиницах и на Фестивале-конкурсе.