Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Работа 5. Создание и использование запросов

Цели работы :

• закрепить навыки по редактированию таблиц;

• познакомиться с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы на выборку различными способами.

Ход работы

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или получить список всех учеников, занимающихся у определенного преподавателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных.

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем «Номера телефонов».

1. Щелкните мышкой по кнопкеСоздать→ Другие→ Конструктор запросов.

2. Добавьте таблицы «Личные данные» и «Список», выбирая их и щелкая по кнопке «Добавить». Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 («один-к-одному»). Закончите выбор, щелкнув по кнопке «Закрыть». Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.

3. Выберите поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество» из таблицы «Список» и «НомерТелефона» - из таблицы «Личные данные». Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

4. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке «Сохранить». Введите имя запроса «Номера телефонов» и щелкните по кнопке «ОК».

5. Щелкните по кнопке для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.

6. Перейдите в режим Конструктор.

Замечание. Условие отбора можно включать аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью набора условия В* (В – русская буква).

7. Получите этот запрос.

8. Щелкните по кнопке для представления запроса.

9. Измените имя запроса, выбрав в меню → Сохранить как→ Сохранить объект как. В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: «Выборка по В». Теперь в меню базы данных в окне «Запросы» будет показано два запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос именем «Анна». 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем «Выборка по А».

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических oneраций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам «4 ИЛИ 5».

1. Откройте пустой запрос в режиме Конструктора (кнопка Создать→ Другие→ Конструктор запросов).

2. Добавьте таблицы «Личные данные» и «Список».

3. Выберите поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество» из таблицы «Список» и поля «Word», «Excel», «Access» - из таблицы «Личные данные».

4. В строке «Условие отбора» под полями «Word», «Excel» и «Access» поставьте 4 Or 5.

5. Щелкните по кнопке для представления запроса.

6. Сохраните запрос с именем «Успеваемость1».

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос с именем «Успеваемость 2»на учеников группы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5. 2. Составьте запрос «Успеваемость 3» на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освоение программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия «Баранова» с использованием «Построителя выражений».

1. Откройте запрос «Номера телефонов» в режиме «Конструктора».

2. Удалите поле «НомерТелефона».

3. Добавьте поле «Адрес».

4. Сохраните запрос с новым именем «Адрес», выполнив команду → Сохранить как→ Сохранить объект как.

5. Поставьте курсор в ячейку «Условие отбора» в столбце «Фамилия». Удалите надпись в этой ячейке. Щелкните по кнопке Конструктор→ Настройказапроса→ Построитель . Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

6. Щелкните по кнопке «Not», это слово появится в верхнем поле. Фамилию «Баранова» в кавычках наберите вручную. Щелкните по кнопке «ОК». В поле «Условие отбора» появится данное выражение. Щелкните по кнопке для представления запроса.

7. Закройте запрос, сохранив его с именем не_Баранова ( меню → Сохранить как→ Сохранить объект как.. ).

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

1. Откройте пустой запрос в режиме «Конструктора».

2. Добавьте таблицы «Список» и «Личные данные».

3. Выберите поля «Фамилия», «Имя» из таблицы «Список» и поля «Word», «Excel» - из таблицы «Личные данные».

4. Поставьте курсор на клетку правее Excel (на следующем поле).

5. Щелкните по кнопкеКонструктор→ Настройказапроса→ Построитель .

6. В появившемся окне напечатайте вручную выражение: Среднее: ([Word]+[Excel])/2 и щелкните по кнопке «ОК». Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].

7. Сохраните запрос с именем «Среднее».

8. Щелкните по кнопке для представления запроса. Новое поле будет иметь имя «Среднее».

9. Закройте запрос.

Предъявите преподавателю: запросы «Номера телефонов», «Выборка по В», «Анна», «Выборка по А», «»Успеваемость 1», «Успеваемость 2», «Успеваемость 3», «не_Баранова», «Среднее».

Задание 6. Завершите работу с программой Access.