Тема 4. Урок 1: Общие требования к организации документооборота. Характеристика документопотоков. Регистрация документов. Критерии выбора регистрационных форм

Порядок организации документооборота

Движение документов в исполнительном органе государственной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

В документообороте исполнительного органа государственной власти выделяются следующие документопотоки:

Ø входящая (поступающая) корреспонденция;

Ø исходящая (отправляемая) корреспонденция;

Ø внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:

· документы, поступающие от Главы Луганской Народной Республики,

· Администрации Главы Луганской Народной Республики, Народного Совета Луганской Народной Республики, Совета Министров Луганской Народной Республики, высших судов (Верховный суд Луганской Народной Республики, Арбитражный суд Луганской Народной Республики, Военный суд Луганской Народной Республики), Генеральной прокуратуры Луганской Народной Республики, Счетной палаты Луганской Народной Республики, Министерства финансов Луганской Народной Республики, Государственного банка Луганской Народной Республики и других государственных органов Луганской Народной Республики и ответы на них;

· документы из подведомственных организаций и ответы на них;

· запросы и обращения депутатов Народного Совета Луганской Народной Республики, органов местного самоуправления и ответы на них;

· документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

· документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

· обращения граждан и ответы на них;

· инициативные письма исполнительного органа государственной власти.

В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, заявления сотрудников, другие документы, не отправляемые за пределы исполнительного органа государственной власти.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от остальных документов согласно порядку, утвержденному нормативным правовым актом.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, курьером, передается нарочным или посредством электронной почты, ППО АСД и системы межведомственного электронного документооборота (при наличии).

Регистрация поступающих документов

Регистрацией документов является присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе в установленную регистрационно-учетную форму.

Регистрации подлежат все документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в службе делопроизводства, кроме:

- графиков, разнарядок;*

- учебных планов, программ;*

- печатных изданий (книги, брошюры, газеты и др.);*

- месячных, квартальных, полугодовых отчетов;*

- форм статистической отчетности;*

- договоров;*

- рекламных и поздравительных писем;

- приглашений;

- программ семинаров, совещаний, конференций;

- пакетов с пометкой «лично»;

- копий нормативных правовых документов;

- информационных материалов;

- первичных документов бухгалтерского учета.

* документы подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждения (бухгалтерской службе, библиотеке, кадровой службе, службе научно-технической информации и др.)

Список документов, которые не подлежат регистрации, устанавливается в инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки. Документы с отметкой «Срочно» и «Вручить немедленно» регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

В исполнительном органе государственной власти может использоваться журнальная, карточная или автоматизированная (с помощью специального программного обеспечения) форма регистрации документов.

Регистрация документов осуществляется:

1. входящей корреспонденции – в журнале регистрации входящей корреспонденции;

2. исходящей корреспонденции – в журнале регистрации исходящей корреспонденция;

3. внутренней корреспонденции – в журнале регистрации внутренней корреспонденции.

Журналы содержат минимальное количество реквизитов для быстрого поиска документов. Строка записи в журнале должна идентифицировать зарегистрированный в нем документ. Одновременно с регистрацией в соответствующем журнале может оформляться карточка (РКФД) документа. На документы, поставленные на контроль, РКФД заполняется для формирования и ведения контрольной картотеки.

На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов, поступивших от подведомственных учреждений, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего номера документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных может устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации, включаемые в РКФД:

- по поступающей (входящей) корреспонденции:

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку

1. Дата поступления документа	Дата поступления документа в организацию, указанная в отметке о поступлении (оттиске входящего штампа)
2. Входящий номер документа	Номер, указанный в отметке о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти (оттиске входящего штампа)
3. Исходящая дата документа	Дата, обозначенная в документе его автором, или дата оттиска почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
4. Регистрационный номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
5. Корреспондент	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
6. Краткое содержание документа	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
7. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
8. Отметка о контроле	В соответствии с данными о постановке документа на контроль
9. Срок исполнения	В соответствии с данными о постановке документа на контроль и снятии документа с контроля (отметки об исполнении)
10. Номер дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа после его исполнения
11. Сведения о переадресации документа	На основании данных, отражаемых в поле «Исполнители» РКФД
12. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
13. Отметка о наличии приложений	Количество приложений
14. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
15. Резолюция исполнения документа	Поручение руководителя, определяющее характер
16. Инициалы и фамилия исполнителя	Инициалы и фамилия исполнителя
17. Отметка о конфиденциальности	Информация указывается при наличии отметки на документе: «Для служебного пользования»

Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными исполнительными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами исполнительного органа государственной власти (внутреннее согласование) возлагается на руководителя структурного подразделения – ответственного исполнителя документа.

Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются в установленном Инструкцией порядке.

Все документы, подписанные руководителем исполнительного органа государственной власти и заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти перед отправкой подлежат обязательной регистрации в службе делопроизводства в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего дня.

В случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле исполнительного органа государственной власти.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

В случае если документ направляется нескольким адресатам, в службу делопроизводства передается необходимое количество экземпляров.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация и прохождение внутренних документов

Регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти.

Подготовка, согласование и подписание внутренних документов осуществляются аналогично порядку организации работы с отправляемыми документами.

После подписания внутренний документ регистрируется в службе делопроизводства в журнале регистрации внутренней корреспонденции и передается адресату под подпись. Второй экземпляр документа подшивается в дело структурного подразделения – автора документа.

Протоколы совещаний руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются руководителями, проводившими совещание.

Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов исполнительного органа государственной власти.

Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Документы на иностранных языках, поступившие в исполнительный орган государственной власти на имя руководителя, а также документы без указания конкретного должностного лица как адресата документа, регистрируются в общем порядке и передаются в структурное подразделение, отвечающее за внешние связи и взаимодействие со средствами массовой информации для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю исполнительного органа государственной власти.

Отправка документов на иностранных языках осуществляется службой делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим документ.